複雑な稟議フローを柔軟に統一！自社専用のワークフローシステムで業務効率化を加速させる方法

ワークフロー効率化を阻む、システムの限界という経営課題

多くの企業が「ワークフローを導入すれば効率化できる」と考えますが、現実はそう簡単ではありません。
特に、複数のグループ会社を持っていたり、合併を繰り返したりしている企業では、会社ごとに独自の承認ルールや文化が根付いているからです。

今回の事例でも、以前のシステムでは合併によるフローの煩雑化に対応しきれず、5〜8社ものシステムを比較検討することになりました。

【具体的な課題】
・A社は「部長→役員」だが、旧B社の案件だけは「課長→専門委員会→役員」を通さなければならない
・金額によって承認ルートが枝分かれし、既存のパッケージシステムでは例外が多すぎて設定が追いつかない

このように、システム側に業務を無理やり合わせようとすると、現場では結局、システム外でのメール相談や紙の併用が発生し、ワークフローの効率化は遠のいてしまいます。

失敗しないシステム選定と、現場に浸透させるための苦労の価値

単なる機能比較ではなく、自社の事情にどこまで寄り添ってくれるかが選定の分かれ道となります。
今回の事例では、価格に対する柔軟なカスタマイズ性が決め手となり、結果として「ワークフローさくらさん」を導入しました。

ワークフロー効率化を確実に成功させるための比較ポイントを以下にまとめます。

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【比較項目：カスタマイズ性】
一般的なパッケージ型：パッケージの仕様に業務を合わせる
柔軟なカスタマイズ型：自社独自の複雑なフローに柔軟対応

【比較項目：導入のプロセス】
一般的なパッケージ型：設定して終わり
柔軟なカスタマイズ型：細かい調整を経て自社専用に最適化

【比較項目：操作性（UI）】
一般的なパッケージ型：習熟に時間がかかる
柔軟なカスタマイズ型：直感的で説明不要なユーザーフレンドリー設計

【比較項目：サポート】
一般的なパッケージ型：マニュアル対応のみ
柔軟なカスタマイズ型：パートナーとして伴走・将来のAI活用も相談
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導入当初は、独自のフローを再現するために開発側と何度も調整を重ね、非常に苦労したといいます。
しかし、この導入時の細かい調整こそが、運用開始後の爆発的な効率化を生む土壌となりました。

ワークフロー効率化がもたらす、定量的な効果と安心感

徹底的に自社仕様に整えられたシステムは、導入後の浸透スピードが違います。

「特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれている」という声の通り、マニュアルを熟読せずとも操作できるUI（ユーザーインターフェース）は、現場の心理的ハードルを劇的に下げました。

【導入後の変化】
・停滞の解消：今どこで止まっているかがリアルタイムで見える化され、催促の電話やメールが不要になった
・信頼感の醸成：「このシステムなら、当社の特殊な案件も正しく処理される」という安心感が、組織全体のDX推進を後押しする。

さらに、今後はAI活用によるさらなる効率化も視野に入っています。
蓄積された稟議データをAIが分析し、承認の自動化やリスク検知を行うことで、ワークフローは単なる通り道から意思決定の加速装置へと進化していくでしょう。

よくある質問

Q1：複雑な独自の承認ルートがあるのですが、そのまま再現できますか？

A：はい。パッケージに業務を合わせるのではなく、柔軟なカスタマイズが可能なシステムを選ぶことで、現状のルールを維持したままデジタル化・効率化が可能です。

Q2：システム導入後の現場の反発が心配です。

A：現場のUI（使い心地）を最優先に設計されたシステムを選定し、導入初期に丁寧に仕様を整えることで、マニュアルなしでも直感的に使える環境が構築でき、スムーズに受け入れられます。

まとめ

自社の複雑な稟議フローに限界を感じているなら、形だけのデジタル化ではなく、組織の文化に寄り添うカスタマイズが必要です。
細かい調整をいとわないパートナーと共に、現場が本当に使いやすいワークフローを構築することが、真の効率化への近道です。

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