稟議決裁における最大のリスクは、単なる書類の紛失などだけではありません。
企業の成長や合併に伴い、組織図が複雑化することで「誰に承認を回せばいいか分からない」という業務のブラックボックス化が進むことこそが、真の課題です。
今回取材した企業でもシステム見直しのきっかけは、旧システムのライセンス期限でした。
しかし、選定プロセスは容易ではありませんでした。
「そのタイミングで5〜8社ほどを比較したのですが、当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです。」（インタビューより）
一般的なワークフローシステムは標準化を前提としているため、合併によって異なる文化やルールが混在する企業では、システムに業務を合わせることができず、導入が頓挫するケースが後を絶ちません。
無理に標準機能だけで運用しようとすれば、現場は混乱し、結果としてシステム外でのメール承認や口頭決済などのルール外の仕組みが横行し、紛失や改ざんなどのコンプライアンスに関するリスクが高まってしまうのです。
では、複雑な組織構造を持つ企業は、どのような基準でシステムを選ぶべきなのでしょうか？
成功事例の鍵は機能の多さではなく、ベンダーの「寄り添う姿勢」と「カスタマイズの柔軟性」にありました。
今回の事例で採用された「稟議決裁さくらさん」のような柔軟なカスタマイズ型製品と、一般的なパッケージ製品の違いを整理しました。
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【選定基準：対応力】
一般的なパッケージ型：システム側の仕様に業務を合わせる必要がある
柔軟なカスタマイズ型：企業の独自ルール・文化に合わせて調整可能
【選定基準：コスト感】
一般的なパッケージ型：安価だが、個別対応は高額オプション扱い
柔軟なカスタマイズ型：価格に対して柔軟にカスタマイズ相談が可能
【選定基準：導入支援】
一般的なパッケージ型：マニュアル渡しのみで終了が多い
柔軟なカスタマイズ型：企業の事情に寄り添う伴走型サポート
【選定基準：多拠点対応】
一般的なパッケージ型：グループ会社間の連携に弱い
柔軟なカスタマイズ型：合併・グループ間の複雑なフローを統合可能
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インタビューにおいて、最終的な選定の決め手となったのはスペック表の〇×ではありませんでした。
「そんな中で、ティファナ・ドットコムさんは価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました。」（インタビューより）
「紛失リスクをゼロにしたい」、「複雑な承認経路を自動判定させたい」といった要望に対し、システムを押し付けるのではなく、どうすれば現在の稟議フローで実現できるかを共に考えてくれるパートナー選びこそが、リスク管理の秘訣です。
システム導入において、「入れてすぐに魔法のように解決した」という話は信用に値しません。
今回のインタビューでも、担当者は導入時の苦労を隠さず語ってくれました。
「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました。ただ、その分だけ自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができ、今ではスムーズに運用できています。」（インタビューより）
この苦労は、決してネガティブな要素ではありません。
現場の細かい要望を無視せず、徹底的にシステムへ落とし込んだからこそ、リリース後の現場定着は驚くほどスムーズでした。
苦労してカスタマイズした結果、現場では以下のような劇的な変化が起きています。
●教育コストの削減
「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。」（インタビューより）
複雑なマニュアルを読み込む時間は実質ゼロになり、即座に業務が回るようになりました。
●ストレスのないUI設計
「UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています。」（インタビューより）
「迷わず操作できる」ということは、申請ミスや差し戻しが減ることを意味します。
これが結果として、書類の紛失や滞留といったリスクを構造的に排除することに繋がっています。
導入はゴールではなくスタートです。
担当者は今後について、「社内で新しい課題が出てきたり、AIの力が必要になる場面があれば、その都度サポートをお願いしたい」と語っており、継続的にシステムを育てていく体制が整っています。
A：はい、可能です。
インタビュー事例のように、合併やグループ会社ごとの異なるルールが存在する場合でも、柔軟なカスタマイズ対応が可能なベンダーを選ぶことで、複雑なフローをシステム上で統一・整理し、紛失リスクを防ぐことができます。
A：調整には時間を要しますが、運用コストは下がります。
事例でも導入時の調整には苦労したとありますが、その分、導入後の問い合わせ対応やトラブル対応の工数は激減します。
初期費用だけでなく、長期的な運用効率（トータルコスト）で判断することをお勧めします。
稟議決裁における最大のリスク回避策は、書類を金庫に入れることではありません。
現場の実態に即したシステムを構築し、誰もが迷わず正しいフローで申請できる環境を作ることです。
今回の成功事例から学べるポイントは、以下の3点です。
1．安易なパッケージに飛びつかず、自社の複雑さを受け止めてくれるベンダーを選ぶ
2．導入時の仕様調整（苦労）を厭わず、現場の使い勝手を最優先にする
3．「稟議決裁さくらさん」等の技術力を持つパートナーと、システムを育てていく関係を築く
貴社の稟議フローも単なる電子化で終わらせず、現場が迷わない本質的なDXへと進化させませんか？
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カスタマイズ実績の豊富な専門チームへ相談することをお勧めします。
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AIさくらさん（澁谷さくら）
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