ITの営業職の仕事は、システム開発やパッケージソフトの導入、Webマーケティングやサイト制作など、ITビジネスの幅広い分野をカバーすることが多いです。最大のミッションは、システムを通してクライアントの課題を解決することであり、「ソリューション営業」とも呼ばれます。
クライアントの要望は業務の効率化やコストダウンなど多岐にわたるため、経営面にも踏み込むことがあります。
そのため、1件の契約に至るまでには粘り強さが必要となります。自社商品やサービスの知識はもちろん、日々進化するITの情報を収集し続ける姿勢も求められます。
また、システム開発やデザイン担当者とクライアントとの間に入り、それぞれの意見の調整をすることもあります。そのため、コミュニケーションスキルが重要な要素となります。システムの導入やカスタマイズには多くの労力を要しますが、その分、クライアントの問題を提案どおり解決できたときの達成感は大きいです。
しかし、稟議書の問題についての提案が求められる場合があります。
稟議書とは、会社で行う業務や支出などに関する決裁書類のことで、いわば承認書です。しかし、紙で回覧されることが多く、手間やコストがかかるという問題があります。そこで、稟議書をペーパーレス化することで、コストや手間を大幅に削減できることが期待されています。
稟議書がペーパーレス化されることで、以下のメリットがあります。
紙で書かれた稟議書は、承認者や関係者に手渡す必要がありますが、電子的に作成された稟議書は、承認フローの進捗状況をリアルタイムで確認することができます。そのため、情報の共有性が向上し、業務プロセスのスピードアップが図られます。
紙で書かれた稟議書は、保管や管理が面倒で、履歴の確認もしにくいという問題があります。一方、電子的に作成された稟議書は、過去の承認履歴も検索しやすくなるため、管理性が向上します。
稟議書がペーパーレス化されることで、以下のデメリットがあります。
稟議書のペーパーレス化には、システムの導入費用や運用費用がかかります。そのため、初期投資が必要であり、コストの問題が生じることがあります。
紙で書かれた稟議書は手書きのため、改ざんが困難であったり、証拠としての力があるといったメリットがありますが、電子的に作成された稟議書は容易に改ざんが可能であるという問題があります。そのため、データの信頼性について慎重な対応が必要です。
稟議決裁システムの導入後には、従業員がシステムを効果的に活用できるようにするためのトレーニングやサポートが不可欠です。こうした取り組みは、導入したシステムの最大限の効果を発揮し、業務プロセスのスムーズな推進を保証する上で重要な役割を果たします。
導入直後には、稟議決裁システムの基本的な使い方から始め、段階的に高度な機能や応用的な操作についても社内共有会を積極的に行うことをおススメします。利用頻度が人によって違うため理解度などもまちまちです。そのため従業員がシステムを迅速に理解し、効率的に利用できるようにするために、継続的なトレーニングがポイントです。
導入後には、従業員が疑問や問題に直面した際に迅速かつ適切に対応できるように、オンサイトまたはオンラインでのサポートセッションを提供します。これにより、ユーザーがストレスなくシステムを使用できるようになり、生産性が向上します。
トレーニングと併せて、わかりやすいユーザーガイドやよくある質問（FAQ）を提供します。これにより、従業員は必要な情報を自己学習でき、システムに関する疑問や課題を迅速に解決できるようになります。
導入後、ユーザーからのフィードバックを積極的に収集し、システムの改善点や追加機能の要望を把握します。これにより、システムがユーザーの実際の業務に最適化され、より使いやすくなります。
システムは進化し続けるため、定期的なトレーニングセッションを実施して、従業員が新機能やアップデートに素早く適応できるようにサポートします。これにより、システムの有効活用が継続的に行われます。
組織の状況と対応できる内容で取り組んでみましょう。これらのトレーニングとサポートの取り組みにより、導入後のシステム利用において従業員が円滑に作業でき、業務プロセスの最適化が実現されます。
ここまで、IT営業職の仕事や稟議書の問題点、ペーパーレス化のメリット・デメリットについて考えてきました。では、具体的にどのような解決策があるのでしょうか？
その答えが、「稟議決裁システム」の導入です。このシステムは、稟議書の作成や承認・却下などの業務を、すべてオンライン上で行うことができるシステムです。
つまり、稟議書のペーパーレス化を実現することができるのです。
この稟議決裁システムの導入によるメリットは大きく、まずはコスト削減が挙げられます。紙の稟議書を作成・保管するために必要だったコストが大幅に削減できるため、経費削減にもつながります。
稟議決裁システムを使うことで、承認の遅延や書類の紛失といったトラブルを回避することができます。稟議書の承認に必要な人物を自動的に通知する機能もあるため、手違いや見落としを防ぐことができます。
しかも、稟議書の作成や承認・却下の履歴を記録することができるため、情報の可視化にも貢献します。管理職や上司は、誰がどのような稟議書を承認したかを把握できるため、より正確かつスピーディーな判断が可能になります。
稟議決裁システムは、業務効率化を実現する上で重要な役割を果たします。
しかし、種々の稟議決裁システムが市場に存在するため、どのシステムを選択すべきか悩む人も多いでしょう。そこで、おすすめの稟議決裁システムについて紹介します。
1. Create!Webフロー
直感的な承認ルート設計が可能な、簡単操作のワークフローシステム。ExcelやWord、PDFのインポートも可能で、世代管理もできる。クラウド版とパッケージ版から選べる。
2. ジョブカンワークフロー
導入実績15万社、有料利用ユーザー数250万を超えるワークフローシステム。使いやすさに定評があり、豊富な申請書テンプレートと簡単操作でカスタマイズ可能。承認経路も自動分岐できるため、ミスや負担を軽減。経費精算と併せて利用すれば、最大月額500円/ユーザーで利用ができる。
3. 稟議決裁さくらさん
ChatGPTを搭載した稟議決裁システムで御社独自の稟議承認フローも実現可能。AIが稟議の傾向から問題点を発見し、提案。進捗状況の管理や期日のリマインドも自動で行う。デザインも簡単で一目で稟議の状況がわかる。AIに聞けばすぐに稟議書が見つかり、いつでも簡単にデータの確認が可能。
澁谷さくら（AIさくらさん）
登録・チューニング作業をお客様が一切することなく利用できる超高性能AI。
運用やメンテナンス作業は完全自動化。問い合わせ回数や時間を問わない無制限サポート、クライアントの業務に合わせた独自カスタマイズで、DX推進を目指す多くの企業が採用。
