複雑な承認も解決！ワークフローシステムで業務自動化を実現する選び方と実例

ワークフローシステムとは？業務自動化の仕組みと基礎知識

ワークフローシステムは、これまで紙や口頭、メールで行われていた社内の申請・承認業務をデジタル化するシステムです。
あらかじめ設定されたルール（承認ルート）に従って、システムが自動的にタスクを次の担当者へ回してくれます。

導入前と導入後の具体的なイメージ

わかりやすい例として、備品購入の稟議を見てみましょう。

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【導入前（手動）】
申請者がExcelで書類作成し印刷→課長のデスクに置く（課長不在で数日放置）→課長承認印→部長へ持参（差し戻しで作り直し）→経理へ提出

【導入後（業務自動化）】
スマホやPCからフォームに入力し送信→課長・部長に通知が届き、外出先からワンクリックで承認→完了と同時に経理システムへデータ連携
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このように、「移動時間」「待機時間」「転記作業」をゼロにするのがワークフローシステムの役割です。

今回のインタビュー事例企業様のように、以前使っていたシステムのライセンス期限や、組織改編によるフローの見直しをきっかけに、より現代的なシステムへ刷新するケースが増えています。

業務自動化が現場にもたらす使いやすさ

システムによる自動化は、単に管理職が楽になるだけではありません。
申請を行う現場社員にとっても、大きなメリットがあります。
一般論としてのメリットと、実際に導入された企業の生の声を比較してみましょう。

メリットと実際の現場評価

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【一般的な導入メリット：業務スピードの向上】
実際の現場の声：「ユーザーの立ち上がりが早く、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれている」

【一般的な導入メリット：ミスの防止・内部統制】
実際の現場の声：「自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整え、スムーズに運用できている」

【一般的な導入メリット：操作の習熟度】
実際の現場の声：「UIが他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場に合っている」
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※実際の現場の声は、導入企業インタビューより引用

現場定着のカギは、直感的な操作性

どれほど高機能なシステムでも、現場が使いこなせなければ形骸化してしまいます。
インタビューでも、「直感的に使いこなせる」「迷わず操作できる」という点が強調されていました。
業務自動化を成功させるには、マニュアルを読まなくても使えるようなUI（見た目・操作性）のわかりやすさが非常に重要です。

業務自動化における、調整の壁を乗り越える

一方で、ワークフローシステムの導入にはデメリットや、乗り越えなければならない壁も存在します。

最大の難関は、既存業務フローとのすり合わせ

パッケージ化されたシステムを導入する場合、システムに合わせて自社の業務を変えるか、自社の業務に合わせてシステムをカスタマイズするかの選択を迫られます。

特に、歴史のある企業や組織変更があった企業では、ここが大きなハードルとなります。

　「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもベンダーさんも本当に苦労しました」（導入企業インタビューより引用）

このように、実例の企業様でも導入時には苦労を経験されています。
しかし、この苦労から逃げずに調整を行った結果、自社の業務に沿った使いやすいシステムを手に入れることができました。

失敗しないための対策

コストや時間を無駄にしないためには、導入前の適合性確認が不可欠です。
インタビュー企業様の場合、5〜8社ほどを比較した上で、最終的に価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象を持ったシステム「ワークフローさくらさん」を選定しています。
パッケージ機能の押し付けではなく、自社の事情への寄り添いがあるパートナーを選ぶことが、複雑な業務自動化を成功させる近道です。

複雑な業務フローを自動化した成功の秘訣

ここでは、インタビュー記事に基づき、実際に複雑な課題を解決した事例を深掘りします。

【課題】合併・グループ会社間でルールがバラバラ

多くの企業が直面するのが、合併やグループ再編に伴う業務プロセスの不整合です。

　「複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです」（インタビューより）

この企業様では、組織ごとに異なる承認ルールが存在し、画一的なシステムでは対応しきれないという課題がありました。

【解決策】柔軟性と育てていける関係性

解決の決め手となったのは、単なる機能スペックではありませんでした。

1．柔軟なカスタマイズ性：複雑な分岐条件や独自の承認ルートに対して、柔軟に対応できるシステム構築力を重視
2．伴走型のサポート：ここなら当社の事情に寄り添ってくれると感じられるパートナーを選定
3．将来への拡張性：今後も必要に応じて相談しながら、現場に合った形に育てていくという視点を持ち、将来的なAI活用や新しい課題への対応も見据る

よくある質問

よく聞かれる疑問について、実例に基づき回答します。

Q1：独自の複雑な承認ルートでも業務自動化できますか？

A：可能です。ただし、安価なクラウドサービスの標準機能だけでは対応できない場合があります。
　　本記事の実例のように、合併などでルールが複雑化している場合は、カスタマイズに強いベンダーを選び、入念な調整を行うことで実現できます。

Q2：業務自動化システムの入れ替え時期の目安は？

A：ライセンス期限や組織改編（合併など）が一般的なタイミングです。
　　また、現在のシステムがスマホ非対応であったり、使い勝手が悪く現場から不満が出ている場合も、見直しの良い機会となります。

まとめ

ワークフローシステムによる業務自動化は、企業の生産性を大きく向上させる可能性を秘めています。
しかし、成功のためには機能だけでなく、自社の独自のルールや文化に寄り添ってくれるパートナー選びが重要です。

・現場が迷わず使えるUIか？
・複雑な承認ルートに柔軟に対応できるか？
・導入後の課題解決やAI活用まで相談できるか？

これらの視点を持って選定を行うことで、本事例のように現場に感謝されるシステム導入を実現できるでしょう。

「自社の複雑な稟議フローに対応できるか相談したい」、「現場が使いやすいUIを見てみたい」とお考えの方は、ぜひ一度ご相談ください。

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