社内稟議は会社の意思決定に欠かせないプロセスですが、スムーズに進めるのが苦手な人も少なくありません。以下のような状況に当てはまる場合、稟議の進行が滞る原因になっている可能性があります。
稟議の目的や必要な情報を明確に把握しておらず、提出物の質が低くなる。
社内稟議のプロセスやルールを理解していないため、提出タイミングや書類の内容に不備がある。
稟議の進行状況を適切に管理できず、承認が遅れる。
稟議決裁のフローが複雑で、どのように進めるべきか分からない。
稟議に関する知識や経験が不足しており、対応に迷うことが多い。
これらの課題を解決するには、社内稟議を進める際の基本的なポイントを押さえておくことが重要です。
稟議の目的が不明確だと、承認者に納得してもらうことが難しくなります。例えば、社員研修旅行の稟議であれば、「社員のスキルアップを目的とした研修旅行を実施する」と明示することで、承認が得やすくなります。
承認者が判断しやすいように、以下の情報を明確に記載しましょう。
具体的な内容（例：研修旅行の場合、旅行先、日程、宿泊先）
費用の内訳（予算、経費の根拠）
期待される成果（業務効率向上、スキル向上など）
承認者の視点に立ち、必要な情報を漏れなく提供することが、スムーズな承認につながります。
社内の稟議フローを正しく理解し、適切なタイミングで提出することが大切です。
稟議の提出期限を守る
必要な書類を揃える
承認フローを事前に確認する
事前にフローを把握しておくことで、承認までの時間短縮が可能になります。
稟議の進行をスムーズにするために、ワークフローシステムの導入を検討するのも有効な手段です。
稟議の進行状況をリアルタイムで確認できる
書類のやり取りがオンラインで完結し、手間が省ける
承認者へのリマインド機能により、決裁の遅延を防げる
AIを活用した稟議決裁システムも登場しており、効率的に稟議を進めるための支援が可能です。
稟議の目的や必要な情報に迷った際は、ChatGPTのようなAIツールを活用するのも一つの方法です。
稟議書のフォーマット作成
必要な情報の整理
承認者が納得しやすい表現のアドバイス
こうしたツールを活用することで、稟議をスムーズに進めることができます。
社内稟議をスムーズに進めるためには、目的の明確化、適切な情報提供、稟議フローの把握が重要です。また、ワークフローシステムやAIツールを活用することで、稟議の時間短縮や業務の効率化が期待できます。
稟議に慣れていない方は、今回紹介したポイントを活用し、スムーズな社内稟議の実現を目指してみてください。部署や会社全体で業務改善を図るためにも、ワークフローシステムの導入を検討することをおすすめします！
AIさくらさん（澁谷さくら）
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