稟議システムの刷新において、多くの企業が直面するのが「自社の業務フローが、パッケージ製品の『標準機能』に当てはまらない」という壁です。
今回のインタビュー事例でも、担当者は以下の課題に直面していました。
「以前使っていたシステムのライセンス期限が近づき、次の選択肢を探す必要がありました。そのタイミングで5〜8社ほどを比較したのですが、当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです」
合併やM&Aを経た企業では、会社ごとに決裁権限や文化が異なるため、無理にシステムに合わせて業務を統一しようとすると、現場の反発や業務停止のリスクが生じます。
「一般論としての機能比較」では解決できない、組織構造上の深い悩みがそこにはあります。
システム選定において、機能の多さや安さだけで選ぶのは危険です。
特に複雑な組織の場合、重要なのは「自社の特殊な事情を理解し、システム側に落とし込んでくれるか」という柔軟性です。
今回の事例企業が、最終的に「AIさくらさん」などを提供するティファナ・ドットコムを選定した決め手は、まさにその点でした。
「ティファナ・ドットコムさんは価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました」
選定において確認すべきポイントを整理しました。
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選定ポイント：対応範囲
一般的なSaaS型ワークフロー：パッケージ標準機能の範囲内のみ（業務をシステムに合わせる必要あり）
今回選定した柔軟なパートナー：自社独自の複雑なフローに合わせてカスタマイズが可能
選定ポイント：導入スタイル
一般的なSaaS型ワークフロー：マニュアルを渡され、ユーザー自身が設定を行う（セルフ）
今回選定した柔軟なパートナー：ベンダーが事情を汲み取り、仕様調整に汗をかく（伴走型）
選定ポイント：適合性
一般的なSaaS型ワークフロー：シンプルな組織構造、スタートアップ向き
今回選定した柔軟なパートナー：合併・グループ企業、老舗企業など複雑な組織向き
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「導入してすぐに魔法のように解決」とはいきません。
現場に即したシステムを作り上げるには、相応の苦労が伴います。
「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました」
しかし、この泥臭い調整・苦労をベンダーと一緒に乗り越えたからこそ、単なるパッケージ導入では得られない成果が生まれています。
独自の事情に合わせて丁寧に仕様を整えた結果、現場での定着スピードは劇的に向上しました。
「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。 UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています」
「何でもできる高機能なツール」よりも「迷わず使えるツール」の方が、結果的に社内の問い合わせ対応コストを下げ、本来の業務効率化や時間短縮につながります。
A：確かに初期調整には工数がかかります。
しかし、現場に合わない安価なシステムを導入して運用が回らなくなる「安物買いの銭失い」のリスクと比較すれば、トータルのコストパフォーマンスは高くなります。
今回の事例のように、予算感に合わせて柔軟に提案してくれるベンダーを選ぶことが重要です。
A：組織は常に変化するため、導入して終わりではありません。
インタビューでも「稟議は企業ごとに細かなルールや文化があるので、これからも必要に応じて相談しながら、より現場に合った形に育てていけたら」とあるように、長期的に相談できるパートナー関係を築くことが、将来的なAI活用への近道となります。
複雑な稟議フローのシステム化は、ツールの機能だけでは解決しません。
「自社の文化を理解し、一緒に汗をかいてくれるパートナー」がいるかどうかが成功の分かれ目です。
独自のフロー構築やAI活用にお悩みの方は、機能表の比較だけでなく、柔軟なカスタマイズ実績が豊富な企業へ一度「自社の悩み」を相談してみてはいかがでしょうか。
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AIさくらさん（澁谷さくら）
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