会社の意思決定に重要な社内稟議。
社会人であれば一度といわず、何度も対応したことがあるのではないでしょうか。
しかし、この社内稟議が曲者。
社内稟議をスムーズに進めることが苦手だと感じた人は、下記の状態になっていませんか？
・稟議の目的や必要な情報を明確に把握していないため、提出物の質が低くなってしまい、承認者からの承認が得られない場合がある。
・社内稟議提出のプロセスや社内ルールを把握していないため、提出のタイミングや提出書類の内容に不備が生じることがある。例えば、稟議提出の期限を守っていなかったり、必要な書類が不足していたりする場合がある。
・稟議の進行状況を把握しきれず、承認が遅れることがある。
・稟議の決裁プロセスが複雑であり、進めることが困難な場合がある。
・稟議に関する知識や経験が不足しており、対応に迷うことがある。
まとめると大きく2つのポイントが課題になっていることが考えられます。
稟議を提出する際に、何をどのような目的で提出するのか、必要な情報は何かを明確に把握していないため、提出物の質が低くなってしまい、承認者からの承認が得られない場合があります。
社内稟議提出のプロセスや社内ルールを把握していないため、提出のタイミングや提出書類の内容に不備が生じることがあります。
例えば、稟議提出の期限を守っていなかったり、必要な書類が不足していたりする場合があります。
課題が見つかったのであれば、解決策も見えてきます。
基本的な部分かもしれませんが、本当にできているか今一度確認して実戦してみはいかがでしょうか。
稟議を進める前に、何を目的にしているのかを明確にすることが重要です。稟議の目的を明確にすることで、どのような情報や承認が必要かを判断しやすくなります。
例えば、社員の研修旅行の稟議を提出する場合、「社員のスキルアップのために研修旅行を実施すること」が目的であることを示すと、承認者も納得しやすくなります。
稟議を提出する際には、必要な情報を適切に提供することが大切です。承認者が必要とする情報が不足している場合、稟議の進行が遅れることがあります。
例えば、研修旅行の場合、旅行先や宿泊先、旅費の内訳、日程などを明確に示すと、承認者も承認しやすくなります。稟議を申請するときは、承認者の目線にたって適切な情報が提供できているかを考えてみることをおススメします。
もし調整や対応に迷った際には、ChatGPTを活用してみるのも一つの方法です。ChatGPTはAI言語モデルであり、さまざまな情報やアドバイスを提供することができます。稟議に関する知識や対応策について、ChatGPTに質問してみることで、よりスムーズな稟議進行に繋げることができるかもしれません。
社内稟議が苦手な人は、稟議の目的や必要な情報を明確に把握していなかったり、稟議提出のプロセスを把握していなかったりすることが多いです。
その結果、提出物の質が低くなってしまったり、稟議の進行が遅れたりすることがあります。しかし、稟議の目的を明確にし、適切な情報を提供することで、承認者からの承認を得やすくなります。
また思い切ってワークフローシステム（稟議決裁システム）を活用することも一つの手段です。稟議の進行をスムーズにすることができます。稟議の提出や承認の状況をリアルタイムで確認できるため、進捗管理が容易になります。
稟議決裁システムを利用することで、承認者に手渡しする必要がなくなり、時間や手間を省くことができます。さらに組織全体での業務改善が期待できます。さらにAIが搭載されている稟議決裁システムもあるので、どのようなサービスを利用すると成果が上がるのかを考えることも良いかもしれません。
稟議に慣れていない人は、今回ご紹介した方法を活用して、スムーズな稟議の進行を目指してみてください。自分だけではなく部署や会社全体での改善を目指している方は、ワークフローシステム（稟議決裁システム）の検討をおススメします！
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