初めての稟議決裁システム導入！複雑なフローを解決した成功事例と選び方

稟議決裁とは？なぜシステム化が必要？

まずは、「稟議」という業務がなぜこれほど大変なのか、具体的なシチュエーションで整理しましょう。

稟議書が必要になる具体的なシーン

稟議書とは、自分の権限だけでは決められない事項について、会社（上層部）の承認を得るための書類です。

・【例①】備品購入（10万円のPCを5台買いたい）
　直属の上司だけでなく、経理部長や場合によっては役員の承認が必要です。

・【例②】新規契約（新しい取引先と契約したい）
　法務部のチェックや、事業部長の決裁が必要になります。

紙・Excel運用の限界とリスク

システム化されていない場合、以下のようなトラブルが日常茶飯事になります。

①書類の行方不明：「あのPC購入の稟議書、今誰の手元にあるの？」と、課長→部長→経理と回る間に所在不明になる
②ルールの複雑化：「10万円以上は部長承認、100万円以上は社長承認」といった分岐条件を人間が判断するため、ミスが起きる
③過去データの散逸：「3年前の似たような契約書を見たい」と思っても、倉庫の段ボールから探すのが困難

これらの見えない無駄を解消するのが、稟議決裁システム（ワークフローシステム）です。

合併・グループ統合の壁…初めてのシステム刷新で直面した課題

ここからは、実際にシステムの見直しを行った企業のインタビューを基に、よりディープな課題と解決策を見ていきます。

グループ会社ごとの独自ルールが統一できない

一般的な企業であれば「申請→承認→決裁」のシンプルな流れで済みますが、この企業では合併やグループ統合を経ていたため、事態は複雑でした。

・A社のルール：5万円以上で課長承認が必要
・B社のルール：部署ごとに承認ルートが異なる

　「当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです。」（インタビューより）

このように、全社で一つのルールに統一することが現実的に不可能な場合、機能が決まりきったパッケージソフトでは対応しきれません。
これが、初めての導入で多くの企業が陥る落とし穴です。

5〜8社比較で見えた寄り添う姿勢

ライセンス期限を機に5〜8社を比較検討した結果、この企業が選んだのは柔軟にカスタマイズに応じてくれる、「稟議決裁さくらさん」でした。

▼システム選定の比較ポイント
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【比較軸：対応力】
一般的なパッケージ型：「当社の仕様に合わせて業務を変えてください」と言われがち
柔軟なカスタマイズ型：「御社の複雑な事情に合わせてシステムを調整します」という姿勢

【比較軸：コスト】
一般的なパッケージ型：カスタマイズすると跳ね上がる
柔軟なカスタマイズ型：価格に対して柔軟に対応

【比較軸：決め手】
一般的なパッケージ型：機能の多さ
柔軟なカスタマイズ型：当社の事情に寄り添ってくれる安心感
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初めて稟議決裁システムを本格導入する場合、機能の多さよりも自社の特殊な事情を相談できるかが重要になります。

苦労を乗り越えて実現した迷わないUI

徹底した仕様調整が生む、現場の使いやすさ

導入初期は、複雑な承認ルートをシステムに落とし込むために、担当者とベンダーの二人三脚での調整が必要でした。

　「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもベンダーさんも本当に苦労しました。ただ、その分だけ自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができました。」（インタビューより）

この苦労を経たことで、「A部署の人がログインしたら、自動的にA部署専用の申請フォームが出る」といった、現場が迷わない仕組みが完成しました。

説明書いらずで直感的に使える

その結果、現場からは以下のような声が上がっています。

・立ち上がりが早い：新しいシステムなのに、簡単な共有だけですぐに使いこなせるようになった
・ストレスフリー：他社システムと比較してもUI（画面の見た目）が分かりやすく、直感的に操作できる

　「UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています。」（インタビューより）

よくある質問

初めて稟議決裁システムを導入・検討する際によくある疑問にお答えします。

Q1：初めての導入で一番気をつけるべきことは？

A：現在の業務フローを整理することです。
　　いきなりシステムを探すのではなく、「誰が」「何を」「どの順番で」承認しているかを書き出してみましょう。
　　複雑な場合は、本記事の事例のようにカスタマイズが得意なベンダーに相談するのが近道です。

Q2：導入後のサポートは必要ですか？

A：非常に重要です。
　　会社が成長すればルールも変わりますし、AI活用など新しい技術も登場します。
　　導入後も相談に乗ってくれるパートナーを選ぶことが成功の秘訣です。

【まとめ】稟議決裁システムは自社の文化に合うものを選ぼう

初めて稟議決裁システムを導入、あるいは刷新する際は、単に「ペーパーレス化できればいい」と考えるのではなく、自社の複雑な文化やルールに対応できるかを基準に選ぶことが大切です。

▼本事例の成功ポイント
①合併・グループ統合による複雑さを隠さずベンダーに伝えた
②安さや機能だけでなく、柔軟なカスタマイズ性と寄り添う姿勢で選んだ
③導入時に苦労してでも、現場が迷わない使いやすい画面を作り込んだ

自社の稟議フローが複雑でお悩みの方は、まずは現状の課題を相談できるベンダーを探すことから始めてみてはいかがでしょうか？

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