ワークフローシステムの入れ替え―合併・複雑な承認ルートを乗り越えた失敗しない選定基準

合併・グループ再編で統一できない現場の痛み

多くの企業がワークフロー導入でつまずく原因は、システムそのものの機能不足ではなく、自社の業務フローが、一般的（標準的）なシステム枠に収まらないことにあります。
今回取材した企業様も、ライセンス期限をきっかけに検討を始めましたが、その背景には組織特有の深い課題がありました。

どの会社も同じ形に統一するのが難しいという現実

一般的なパッケージ型システムでは、業務プロセスを見直して標準化すべきと言われます。
しかし、M&Aやグループ経営が進む企業において、異なる文化やルールを即座に統一するのは現実的ではありません。

　「当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです。」（インタビューより）

無理に業務をシステムに合わせようとすれば、現場は大混乱し、結果として使いにくいという反発を招くことになります。
この企業が必要としていたのは、複雑さを否定するツールではなく、その複雑さを許容してくれるパートナーでした。

5〜8社比較で分かった、価格と柔軟性のバランス

同社は、5〜8社のシステムを比較検討しました。
最終的に選定されたのは、パッケージの制約にとらわれず柔軟な開発を行う「稟議決裁さくらさん」でした。
選定の決め手となったのは、機能スペックの高さだけではなく、現場の事情への寄り添いとコストパフォーマンスでした。

【比較表】一般的なパッケージ型と柔軟なカスタマイズ型

選定のポイントを表にまとめました。

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【比較項目：複雑なフロー対応】
一般的なパッケージ型：✕　苦手（業務をシステムに合わせて変更する必要あり）
柔軟なカスタマイズ型：◎　得意（現状の複雑なフローをシステム側で再現・整理）

【比較項目：導入コスト】
一般的なパッケージ型：〇　安価だが、オプション追加で高額になる場合も
柔軟なカスタマイズ型：◎　価格に対して柔軟にカスタマイズ相談が可能

【比較項目：導入時の労力】
一般的なパッケージ型：△　設定は楽だが、社内調整（説得）が困難
柔軟なカスタマイズ型：〇　ベンダーと膝を突き合わせて仕様を調整

【比較項目：選定の決め手】
一般的なパッケージ型：ブランド知名度、機能の豊富さ
柔軟なカスタマイズ型：企業の事情に寄り添ってくれる姿勢
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導入は「魔法」ではない。泥臭い調整の価値

AIやDXツールは導入すればすぐに魔法のように解決すると思われがちですが、実態は異なります。
特に独自のフローをシステムに落とし込む過程では、相応の苦労が伴います。

　 「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました。ただ、その分だけ自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができ、今ではスムーズに運用できています。」（インタビューより）

この苦労を共有し、逃げずに調整しきれるベンダーを選ぶことこそが、失敗しないための最大の解決策です。

マニュアル不要の直感的なUIが運用定着の決め手

どれだけ裏側のロジックが複雑でも、エンドユーザー（申請者・承認者）が触る画面はシンプルでなければなりません。
導入後の最大の成果は、教育コストの削減にありました。

迷わせないことが最大の時短

高機能なシステムほど画面が複雑になりがちですが、今回の事例ではユーザーフレンドリーなUIが高く評価されています。

　「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。 UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています。」（インタビューより）

「操作説明会を何度も開く」、「マニュアルを読み込まないと申請できない」といった状態は、DX担当者の時間を奪います。
簡単な共有だけで使えるという事実は、情シスや管理部門の問い合わせ対応時間を劇的に削減（ゼロ化）することに繋がります。
また、今後はAI活用も見据えており、「社内で新しい課題が出てきたり、AIの力が必要になる場面があれば、その都度サポートをお願いしたい」と、長期的な拡張性にも期待が寄せられています。

よくある質問

Q1：グループ会社ごとに異なる承認ルートでも対応できますか？

A：はい、可能です。
　　本記事の事例のように、合併やグループ再編で複雑化したフローであっても、柔軟にカスタマイズ可能なベンダーを選定することで解決できます。
　　パッケージの枠に囚われず、自社の文化にシステムを合わせるアプローチが重要です。

Q2：導入後の伴走サポートは重要ですか？

A：非常に重要です。
　　業務ルールは変化し続けるものです。
　　「今後も安心して相談できる存在として頼りにしています」という声にある通り、売り切り型の製品ではなく、運用後の課題に合わせて一緒にシステムを育ててくれるパートナーを選ぶことを強く推奨します。

まとめ

ワークフローシステムの入れ替えで失敗しないためには、以下の3点が重要です。

・「標準化」を急がない：自社の複雑なフロー（合併、グループ構造など）を無理にパッケージに合わせようとすると現場が混乱します。
・「寄り添う」ベンダーを選ぶ：導入時の調整は大変ですが、そこを一緒に汗をかいてくれるパートナーを選びましょう。
・UI/UXを重視する：現場が直感的に使えるシステムは、教育コストや問い合わせ対応時間を最小化します。

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