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ワークフロー導入で陥りがちな落とし穴と解決策

ワークフロー導入で陥りがちな落とし穴と解決策

近年、多くの企業が業務プロセスを効率化するためにワークフローの導入に取り組んでいます。しかし、実際にワークフローを導入したところ、思ったような成果が出なかったという声も聞かれます。本記事では、ワークフロー導入における失敗例とその原因をいくつか紹介し、今後の導入に活かすためのヒントを提供します。

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目次

失敗例から学ぼう

ワークフローの導入にあたっては、システムのカスタマイズやプロセスの再検討、ユーザーのトレーニング、運用・管理体制の整備、ユーザーからのフィードバック受け入れなど、多くの課題があります。これらの課題を克服するためには、システム導入前にしっかりと計画を立て、関係者とのコミュニケーションを密に行い、適切なアクションを実施することが必要です。

【失敗例①】ワークフローのカスタマイズが困難で使い勝手が悪い

ワークフロー導入の失敗例として最も多いのは、システムのカスタマイズに問題があった場合です。社内の業務プロセスに合わせてカスタマイズする必要があるため、システム自体の柔軟性が求められます。しかし、カスタマイズが難しかったり、必要な機能が備わっていなかったりする場合、使い勝手が悪くなり、ユーザーからの不満が高まることになります。

【失敗例②】導入前のプロセスの再検討が不十分で、本来の目的が達成できない

ワークフロー導入には、システムに沿った業務プロセスの再検討が欠かせません。しかし、その再検討が不十分だったり、プロセス改善の前提となる課題が見落とされたりする場合、システムを導入しても本来の目的が達成できないことがあります。そのため、ワークフロー導入前には、十分なプロセス再検討が必要不可欠です。

【失敗例③】ユーザーのトレーニングが不十分で使い方がわからない

ワークフローのシステム導入だけでは、業務プロセスの改善にはつながりません。ユーザーのトレーニングが不十分で、使い方がわからないままにシステムを使い始めることがあるため、ユーザーに対する十分な教育・トレーニングが必要です。また、システム導入後も定期的なトレーニングを行うことで、ユーザーがシステムを使いこなすことができ、業務プロセスの改善につながります。

【失敗例④】管理・運用体制が整っていない

ワークフローの導入後は、システムの運用・管理が必要となります。しかし、管理・運用体制が整っていなかったり、担当者が不足していたりする場合、システムの運用が滞り、ユーザーからの不満が高まることになります。そのため、ワークフローの導入前には、運用・管理体制の整備が必要です。

【失敗例⑤】ユーザーからのフィードバックを受け入れない

ワークフローの導入後は、ユーザーからのフィードバックを受け取り、システムの改善に取り組むことが重要です。しかし、改善の意見を無視したり、ユーザーの声を聞かなかったりする場合、システムはますます使いにくくなり、導入の失敗につながります。そのため、ユーザーからのフィードバックを積極的に受け取り、システムの改善に取り組むことが必要です。

ワークフローを再検討のポイント

ワークフローを再検討する際には、以下のポイントに注目することが重要です。

【ポイント①】プロセスの再検討

現在の業務プロセスをワークフローに適合するよう再検討することが必要です。ワークフローを導入することで、業務プロセスの改善が期待できますが、その前提となるのは、現在の業務プロセスがワークフローに合致していることです。業務プロセスの再検討には、プロセスマップの作成や業務のフローの把握が必要です。

【ポイント②】システムのカスタマイズ

ワークフローは、企業ごとに異なる業務プロセスに合わせてカスタマイズすることができます。ワークフローを再検討する際には、システムのカスタマイズが必要な場合があります。カスタマイズには、ワークフローの機能追加やレイアウト変更、業務に合わせたシステムの設定変更が含まれます。

【ポイント③】ユーザーのトレーニング

ワークフローを再検討する際には、ユーザーのトレーニングを実施することが必要です。ワークフローの導入前には、システムの操作方法や画面構成、ワークフローのルールやフローなど、ユーザーに対するトレーニングが必要です。また、導入後も定期的なトレーニングを実施することで、ユーザーのスキルアップとシステムの利用効率を高めることができます。

【ポイント④】運用・管理体制の整備

ワークフローを再検討する際には、運用・管理体制の整備が必要です。システムの運用・管理が滞ると、ユーザーからの不満が高まり、システムの利用効率が低下することがあります。運用・管理体制を整備することで、システムの円滑な運用・管理が実現できます。

より良い業務効率化を目指して

ワークフローを検討する際に注目すべきポイントをご紹介しました。ワークフローを検討する際には、これらのポイントを踏まえて、システム導入計画を策定することが大切です。具体的には、プロジェクトマネージャーの任命やプロジェクトチームの編成、スケジュール管理や品質管理、コミュニケーション管理など、プロジェクトマネジメントを徹底することが必要です。また、システム導入後には、定期的な評価・改善活動を実施することが重要です。業務プロセスやシステム利用状況の定期的な評価を行い、改善点を洗い出し、改善策を実行することで、システムの運用効率を高めることができます。ワークフローを検討する際には、こうしたポイントを踏まえ、プロジェクトマネージャーを中心としたチームで計画的にシステム導入を進めることが、成功につながると言えます。

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