多機能のワークフローシステム導入の失敗例と改善策｜複雑な業務フローを解決した実例

多機能のワークフローシステム導入で失敗する本当の原因

「多機能」という言葉には魅力がありますが、実際の運用現場では、その多機能さが仇となるケースがあります。
失敗の多くは、システムそのものの不具合ではなく、自社の業務リアリティとシステム仕様のミスマッチから生まれます。

機能に業務を合わせようとして破綻する

多くの多機能システムは、ある程度の標準的な型を持っています。
しかし、企業の実態はそう単純ではありません。

【失敗例】
例えば、M&A（合併）を繰り返して成長したA社の場合を想像してみてください。
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・親会社は、「課長→部長→役員」の3段階承認
・グループ会社Bは、業界特有の法規制があるため「法務チェック→現場リーダー→工場長→本部長」という複雑な4段階承認が必要
・グループ会社Cは、スピード重視でチャット承認が文化
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ここで全社統一の多機能ワークフローを無理やり導入し、「全員、標準の3段階承認に合わせてください」と指示したらどうなるでしょうか？
グループ会社Bではコンプライアンス違反のリスクが高まり、グループ会社Cでは「面倒くさい」と不満が爆発し、結局メールや紙の稟議に戻ってしまう。
これが典型的な失敗パターンです。

実際に、今回取材した企業様も「複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかった」と、検討時の壁を語っています。

多機能ワークフローシステム導入の改善策

では、このような失敗を避け、スムーズにシステムを定着させるにはどうすればよいのでしょうか？
インタビューで語られた成功事例に基づき、重要な3つの改善策を比較としてまとめました。
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【改善策①：選定基準】
一般的な失敗パターン：機能の多さや知名度だけで選ぶ
成功事例の視点：自社の事情に寄り添ってくれる、柔軟なカスタマイズ性で選ぶ

【改善策②：定着化】
一般的な失敗パターン：分厚いマニュアルで教育しようとする
成功事例の視点：直感的なUIにより、簡単な共有だけで使いこなせるものを選ぶ

【改善策③：見直し】
一般的な失敗パターン：失敗したシステムを使い続ける
成功事例の視点：ライセンス期限等を機に、現場に合うシステムへ乗り換える
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【改善策①】ユーザビリティと柔軟性の高いシステムを選ぶ

ワークフローシステム導入において最も重要なのは、「今の業務フローをどこまで再現できるか（あるいはより良くできるか）」という柔軟性（カスタマイズ能力）です。

取材した企業様は、導入にあたり5〜8社ものシステムを比較検討しました。
しかし、多くのベンダーは画一的な提案に留まりました。
その中で最終的に選ばれたのは、価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうであり、当社の事情に寄り添ってくれると感じられたパートナーの「稟議決裁さくらさん」でした。

導入時には独自のフローに合わせて多くの調整が必要で苦労もあったそうですが、そのプロセスを経て仕様を丁寧に整えた結果、現在はスムーズな運用が実現できています。
安易にパッケージに合わせるのではなく、細かな調整に向き合ってくれるシステム・ベンダーを選ぶことが、結果として最短の成功ルートになります。

【改善策②】教育コスト不要な、直感的なシステムを選ぶ

多機能であっても、操作が難解であれば現場は使いません。
マニュアルを読まなくても使えるかは非常に重要な指標です。

今回の成功事例では、導入後の変化について「実装後はユーザーの立ち上がりが早かった」との声が挙がっています。
特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしているとのこと。
UIが他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できるという点は、現場のストレスを減らすだけでなく、管理職が操作説明をする時間（教育コスト）の削減にも直結します。

【改善策③】新しいワークフローに乗り換える（パートナー選び）

もし現在、導入したシステムが「使いにくい」、「現場に合っていない」と感じているなら、思い切って乗り換えを検討すべきです。

取材企業様も、きっかけは以前使っていたシステムのライセンス期限が近づき、次の選択肢を探す必要があったことでした。
システムの更新時期は、業務フローを見直す絶好のチャンスです。

また、乗り換え先を選ぶ際は今の課題だけでなく、将来の課題も相談できるかが重要です。
インタビューでは「今後、社内で新しい課題が出たり、AIの力が必要になる場面があれば、その都度サポートをお願いしたい」と語られています。
単なるツール提供者ではなく、企業の成長に合わせてシステムを育ててくれるパートナーを選ぶことで、長期的な導入成功につながります。

よくある質問

Q1：独自の複雑な承認ルートがありますが、多機能システムで対応できますか？

A：パッケージ型の多機能システムでは対応が難しい場合があります。
　　今回の事例のように、基本機能は充実させつつ、企業ごとの細かなルールや文化に合わせてカスタマイズ（調整）に応じてくれるベンダーを選ぶことが解決策となります。

Q2：システム入替え時の現場の混乱はどう防げますか？

A：現場担当者が、直感的に操作できるユーザーインターフェース（UI）を持つシステムを選定することが最も効果的です。
　　また、導入前にベンダーと協力して業務フローの洗い出し（調整）を十分に行うことで、運用開始後のトラブルを最小限に抑えられます。

まとめ

多機能ワークフローシステムの導入は、単にツールを入れることではなく、会社の意思決定スピードを左右する重要な経営判断です。
失敗事例に共通するのは、現場の事情を無視した機能先行の導入であり、成功事例に共通するのは複雑な事情に寄り添ったカスタマイズと使いやすさへのこだわりです。

現在のシステムに課題を感じている、あるいは複雑な稟議フローをシステム化したいとお考えの方は、ぜひ一度柔軟な対応が可能なパートナーへご相談ください。

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