多機能ワークフローシステム導入の失敗例とその改善策

注目のワークフローシステム

業務の効率化をあげるために、ワークフローシステムに注目が集まっています。その中には様々な機能が搭載されている、所謂多機能なサービスも存在します。
そんな多機能のワークフローシステムを導入したものの上手く使いこなせず、失敗してしまった。なんてことはありませんか？
例えば、ユーザビリティが低く、社員がシステムを使いこなせない場合、または導入前の業務プロセスが十分に洗い出されず、システムに適応させることができないなどが挙げられます。また、導入前に十分な調査・検討が行われず、システムが企業のニーズや業務に合わない場合も失敗の原因となります。ワークフローシステムの導入には注意が必要です。

多機能ワークフローシステムの導入が失敗することも

多機能ワークフローシステムの導入に失敗した例は、様々な業務において発生しています。例えば、社員が使いこなせない、システムが業務に適合しない、業務プロセスがシステムに合わないなどの理由で、システム導入が失敗することがあります。

例えば、納期管理システムを導入した企業では、データの入力が複雑すぎて従業員が使いこなせなかったため、結局、納期管理はエクセルで行うことになりました。このような場合、システム導入の意義が薄れてしまい、本来得られるはずだった効果を得ることができません。

また、経費精算システムを導入した企業では、スマホからのアクセスが難しく、外出先での入力ができなかったため、従業員は依然として紙の領収書を集めて経費を計算していました。このように、システムが使いづらい場合は、従業員のモチベーション低下や業務効率の低下につながる可能性があります。

これらの事例から、多機能ワークフローシステムの導入に際しては、従業員の声をしっかり聞き、業務プロセスを十分に洗い出し、システムが業務に適応できるかを慎重に検討することが必要です。さらに、システムの使いやすさや導入後のフォローアップなども重要なポイントとなります。もしも失敗してしまった場合には、新しい使いやすいシステムへの乗り換えなど、適切な改善策を検討することが重要です。

多機能ワークフローシステム導入の改善策

ワークフローシステムの導入に失敗しないためには、以下の改善策を実施することが重要です。

改善策1：ユーザビリティの高いシステムを選ぶ

ワークフローシステムを導入する際には、ユーザビリティの高いシステムを選ぶことが重要です。社員が使いやすい・わかりやすいみたい目のシステムであれば、導入後にスムーズに使いこなせることができます。また、簡単に操作できることで、社員の業務効率化にもつながります。使い方がわかっても複雑な工程で行うとミスを誘発するので、実際に利用したときに良い意味で考えずに操作できるかも一つの見極めるポイントです。

改善策2：社員の教育・トレーニングを行う

ワークフローシステムを導入する際には、社員の教育・トレーニングを行うことが大切です。システムの使い方をきちんと理解していないと、効率化や業務改善の効果が得られないだけでなく、システム自体が適切に機能しない場合もあります。社員に操作方法や使い方のトレーニングを行うことで、システムを効果的に使いこなすことができます。

改善策3：新しいワークフローに乗り換える

ワークフローシステムの導入に失敗してしまった場合、思い切って新しいワークフローに乗り換えることも検討してみましょう。最近のワークフローシステムは、利用者の声を反映した改善が繰り返されており、使いやすさが向上しています。また、新しいワークフローに乗り換えることで、業務の効率化や品質向上などのメリットも得られます。

導入を成功に導きましょう

多機能のワークフローシステムを導入することで、業務の自動化や効率化が期待できますが、その導入に失敗してしまうこともあります。失敗を避けるためには、ユーザビリティの高いシステムを選び、社員の教育・トレーニングを行い、必要に応じて新しいワークフローに乗り換えることが大切です。ワークフローシステム導入に成功し、業務の改善につなげるためにも、今回の改善策を参考にしてみてください。