「決裁待ちでプロジェクトが進まない」「紙の稟議が戻ってこない」「担当者不在で回覧が止まる」——。
これは決して大企業だけの問題ではありません。中小企業や自治体など、あらゆる組織で日常的に起きている“稟議停滞”の課題です。
ですが、AIによる稟議プロセスの自動化・デジタル化を導入することで、こうした問題の多くは解決できます。
結論から言えば、「稟議にかかる時間を短縮したい」なら、AIを活用したワークフロー変革が最短ルートです。
そもそも、稟議に時間がかかる原因はどこにあるのでしょうか。紙やExcelでの申請、承認ルートの煩雑さ、承認者の不在、差し戻しの多発……。これらが積み重なると、ひとつの決裁に数日から1週間以上かかってしまうケースもあります。
また、情報共有の不透明さや、承認状況の見える化がされていないことも、社内での“待ちぼうけ時間”を生み出す原因となっています。
従来の稟議では、紙の回覧や対面での承認が必要でした。しかし、デジタル稟議ではWeb上での申請・承認が可能となり、物理的な時間ロスがほぼゼロに。
さらにAIが承認ルートを自動判定し、担当者が不在でも次の承認者へスムーズに回せる設計も可能です。
印刷費、郵送費、ファイル保管費用など、紙稟議にかかるコストは意外と膨大です。
稟議をデジタル化することで、これらの費用がゼロになり、さらに担当者の作業時間も削減。月に数十時間分の工数が浮いた企業もあります。
手書きの読み間違いや入力ミス、添付漏れといった人為的ミスも、AIによる入力チェックやフォーマット固定により大幅に減少。
また、異常値（例：異常な金額や重複稟議）をAIが検知してアラートを出すことで、差し戻しの発生も抑えられます。
アクセス制御、承認ログの自動保存、改ざん防止機能など、紙稟議では実現しにくいレベルのセキュリティ強化が可能です。
情報漏洩のリスクを最小限に抑えつつ、内部統制の強化にもつながります。
AIを活用した稟議システムでは、ただの電子化にとどまりません。
たとえば、過去の稟議内容や承認傾向をもとに、AIが最適な承認ルートや承認者の候補を自動で提案します。
また、申請内容に不備があれば自動でフィードバックを返すため、承認までのスピードが格段に上がります。
スマートフォンからの承認対応や、チャットボットでの進捗確認など、場所を選ばず即時対応できる点も、従来の稟議と大きく異なります。
ある大手企業では、AI稟議システムを導入した結果、平均承認期間が5.2日から1.1日に短縮されました。
月間で1,000件を超える稟議を扱うこの企業では、年間で約1,000時間もの工数削減に成功したといいます。
このような結果は、単に“時間が早くなった”というだけでなく、意思決定のスピードが事業の成長に直結していることを物語っています。
もちろん、導入すればすぐにうまくいくというわけではありません。成功のためには次の3点が重要です。
承認基準や稟議フォーマットがバラバラだと、AIが学習しづらくなります。事前に業務ルールを整理しましょう。
特に承認権限を持つ管理職層の理解と納得が不可欠です。「面倒になるのでは？」という懸念にしっかり対応しましょう。
いきなり全社導入ではなく、一部部署から試験導入を行い、課題と改善点を洗い出すのがおすすめです。
Q. AIがすべての承認を自動化してくれるの？
A. いいえ。AIは“支援”をする存在であり、最終的な承認は人間が行うケースが一般的です。ただし、ルールが明確なパターンは自動承認も可能です。
Q. セキュリティや情報漏洩が心配です…
A. デジタル稟議にはアクセス制御・監査ログ・デジタル署名などの強力なセキュリティ機能が搭載されており、紙より安全なケースも多いです。
Q. 小規模な会社でも使えますか？
A. もちろんです。中小企業や地方自治体でも導入されており、件数が少なくても“属人化”の解消やヒューマンエラー対策に有効です。
Q. モバイルからも使えますか？
A. はい。スマホやタブレットからの申請・承認も対応しており、外出先でもスピーディな処理が可能です。
執筆者・監修者情報
執筆：株式会社ティファナ・ドットコム AIコンサルチーム（Webマーケティング専門）
監修：AIさくらさん開発チーム／25年以上のWebサイト改善実績
ツール提供：稟議決裁さくらさん
AIさくらさん（澁谷さくら）
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