多くの企業がワークフローシステム導入時に直面するのが、パッケージ製品の仕様に、自社の業務を合わせなければならないというジレンマです。
特に、組織構造が複雑な企業ほど、この課題は顕著になります。
今回取材したご担当者様も、当初は既存システムのライセンス期限をきっかけに、5〜8社ほどの製品を比較検討されました。
しかし、そこで大きな壁にぶつかります。
「当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです」（インタビューより）
一般的なSaaS型ワークフローは標準化を前提としているため、複雑に入り組んだ承認ルートや、会社ごとに異なる運用ルールをそのまま載せ替えることが困難です。
無理にシステムへ合わせようとすれば、現場は大混乱し、かえって業務効率が低下してしまいます。
選定の決め手となったのは機能の多さではなく、企業の事情に寄り添ってくれるかという点でした。
価格に対して柔軟にカスタマイズに応じ、複雑な現状を理解してくれるパートナーを選ぶことが、プロジェクト成功の第一歩となります。
システム導入において、「導入＝即完了」と考えるのは危険です。
真に使いやすいシステムを作るためには、導入時の綿密なすり合わせが不可欠です。
インタビューの中で特に印象的だったのは、導入時のプロセスに関する以下の言葉です。
「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました。ただ、その分だけ自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができ、今ではスムーズに運用できています」（インタビューより）
あえて正直にお伝えしますが、独自の業務フローをシステム化する作業は、決して楽なものではありません。
しかし、この苦労を避けて通らないことこそが、運用後のトラブルをゼロにする唯一の方法です。
一般的なパッケージ導入と、今回の事例のようなパートナー型導入の違いをまとめました。
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【比較項目：導入スタンス】
一般的なパッケージ型：既存の枠組みに業務を合わせる
柔軟なカスタマイズ型：企業の独自フロー・文化に仕様を合わせる
【比較項目：複雑な組織対応】
一般的なパッケージ型：制限が多く、運用でのカバーが必要
柔軟なカスタマイズ型：グループ・合併事情に合わせた柔軟な設計が可能
【比較項目：導入時の負荷】
一般的なパッケージ型：設定は早いが、現場への定着に時間がかかる
柔軟なカスタマイズ型：調整に苦労するが、運用後のトラブルが激減
【比較項目：コスト感】
一般的なパッケージ型：初期費用は安いが、追加開発が高額になりがち
柔軟なカスタマイズ型：価格に対し柔軟に対応、ROI（対費用効果）が高い
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苦労して仕様を固めた後の効果は劇的でした。
特に評価されているのが、現場ユーザーにとっての使いやすさ（UI/UX）です。
どれほど高機能なシステムでも、現場が使いこなせなければ意味がありません。
今回の事例では、導入後の変化について次のように語られています。
「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています」（インタビューより）
マニュアルを読み込まなくても使えるという点は、システム定着の最大のハードルをクリアしたことを意味します。
これにより、問い合わせ対応などの管理コストが削減されるだけでなく、承認スピードそのものが加速します。
ワークフローシステムは、導入して終わりではありません。
企業の成長や変化に合わせて、システムも進化させていく必要があります。
担当者様は今後の展望として、AI活用を含めたシステムの発展に期待を寄せています。
「社内で新しい課題が出てきたり、AIの力が必要になる場面があれば、その都度ティファナさんにサポートをお願いしたいですね。実際に一緒につくり上げてきた経験があるので、今後も安心して相談できる存在として頼りにしています」（インタビューより）
今後は、蓄積された承認データをAIが分析し、「ここがボトルネックになっている」と指摘したり、申請時の入力ミスをAIが自動で検知して差し戻しを減らしたりといった活用が視野に入ります。
システムを単なるツールとして見るのではなく、一緒に課題を解決して育てていくパートナーとして捉えることが、DX成功の秘訣と言えるでしょう。
A：はい、可能です。
本事例のように、合併や組織改編に伴う複雑なフローでも、柔軟なカスタマイズにより自社に最適な形に調整・統合することができます。
A：ユーザーフレンドリーなUIであれば、詳細なマニュアルなしでも直感的に操作可能です。
簡単な共有だけで使いこなせるシステムの選定が定着のポイントです。
A：ベンダーにより異なりますが、貴社の課題に寄り添い、価格に対して柔軟にカスタマイズに応じるパートナーを選ぶことで、費用対効果を高めることが可能です。
まずは現状の課題をご相談ください。
ワークフローシステムの刷新は、単に古いツールを新しくすることではなく、業務フローの再構築そのものです。
複雑な組織構造を持つ企業こそ、パッケージの枠に囚われない柔軟なカスタマイズと、AIによる将来的な拡張性が必要です。
「自社の複雑な承認フローを整理したい」
「現場が迷わない、使いやすいシステムを作りたい」
そうお考えの方は、ぜひ一度ご相談ください。
貴社の文化や課題に深く寄り添い、共にシステムを育てていくサポートをいたします。
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