ワークフローシステムの選び方｜導入成功の5つのポイントと複雑な承認フロー解決事例

【選び方のポイント1】運用前の業務プロセスの整理と柔軟性

ワークフローシステム導入において最も重要なのは、現状の業務プロセスを整理し、それをシステムでどう実現するかを見極めることです。

合併・グループ会社間のルールの壁

多くの企業で課題になるのが、部署やグループ会社ごとに異なるローカルルールの存在です。

【具体的なイメージ】
A社とB社が合併した場合、A社は「課長承認→部長承認」の2段階ですが、B社は「課長→経理→部長→監査」という複雑なフローを持っているケースがあります。
これを無理やり標準パッケージの「一律3段階承認」に当てはめようとすると、現場から猛反発を受け、業務が回らなくなります。

実例：5〜8社比較してたどり着いた寄り添う力

今回のインタビュー事例でも、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっており、他社システムとの比較において、どの会社も同じ形に統一するのが難しかった、という背景がありました。
選び方のポイントは、自社の複雑な事情を切り捨てるのではなく、「価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれるか」、「当社の事情に寄り添ってくれるか」というベンダーの対応力です。
実際にこの柔軟性が決め手となり、独自の複雑なフローの実装に成功しています。

【選び方のポイント2】設計時はユーザーニーズを最優先

システム選定の際に管理者はつい、多機能さや管理のしやすさを重視しがちですが、実際に使うのは現場の社員です。

マニュアル不要の分かりやすさが定着の鍵

【具体的なイメージ】
機能が豊富なシステムは、入力画面に不要なボタンや項目が何十個も並びがちです。
申請者は「どこに入力すればいいの？」と迷い、結局マニュアルを読まないと申請すらできません。
これではDXではなく、業務負荷の増加です。

実例：他社と比較してわかった、ユーザーフレンドリーなUI

インタビュー事例では、導入後に「ユーザーの立ち上がりが早い」という成果が出ています。
その要因は、他社と比較してUI（操作画面）が圧倒的にユーザーフレンドリーだったことです。
現場が迷わず操作できるシステムを選ぶことで、問い合わせ対応や差し戻しの手間を削減できます。

【比較】失敗しやすい設計と成功する設計

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【比較項目：画面構成】
失敗しやすい設計：全機能が表示され、入力項目が過剰
成功する設計：必要な項目のみ表示されるシンプルなUI

【比較項目：現場の反応】
失敗しやすい設計：「使い方が分からない」と苦情殺到
成功する設計：直感的で、迷わず操作できる

【比較項目：選定基準】
失敗しやすい設計：機能の多さ・安さ
成功する設計：ユーザーの使いやすさ（UI）
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【選び方のポイント3】導入前トレーニングを最小化できるシステム

従来のシステム導入では、全社員向けの説明会や分厚いマニュアル作成が必須とされていました。
しかし、選び方を工夫すれば、この教育コストは大幅に削減できます。

簡単な共有だけで使えるか？

今回の事例において、担当者は以下のように語っています。

　「特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです」（導入企業インタビューより）

これは、システム自体が直感的であれば、高コストなトレーニングは不要であることの証明です。
トレーニング計画をどうするかと悩む前に、トレーニングがいらないシステムを選ぶこと。
これが現代のワークフロー選びの鉄則です。

【選び方のポイント4】情報セキュリティと柔軟性のバランス

ワークフローシステムには機密性の高い情報が含まれるため、アクセス制御やデータの暗号化といったセキュリティ対策は必須です。
しかし、セキュリティを固めすぎて使い勝手が悪くなっては本末転倒です。

実例：独自のセキュリティ要件への対応

インタビュー企業のように独自のフローがある場合、セキュリティ権限の設定も複雑になります（例：特定の金額以上は、特定の役職者しか閲覧できない等）。
こうした要件に対し、パッケージの標準機能だけで対応しようとすると限界があります。
セキュリティ要件を満たしつつ、柔軟にカスタマイズできるベンダーを選ぶことが、安全と利便性を両立させるポイントです。

【選び方のポイント5】運用後も定期的な見直しでシステムを育てる

システムは導入して終わりではありません。
ビジネス環境の変化に合わせて、成長させていく必要があります。

ベンダーは購入先ではなくパートナー

運用開始後も、新しい課題やAI活用のような技術トレンドへの対応が必要になります。
インタビュー事例では、導入時にベンダーと共に苦労して仕様を整えた経験から、今後も安心して相談できる存在、一緒に作り上げてきた経験という信頼関係が生まれています。

【具体的なイメージ】
半年後に新しい部署ができたり、法改正で申請項目を変える必要が出たりした際、「仕様変更はできません」と断るベンダーか、「ではこう変えましょう」と提案してくれるベンダーか。
この差が、数年後の業務効率に大きな差を生みます。

よくある質問

Q1：独自の複雑な稟議ルールもシステム化できますか？

A：可能です。
　　ただし、多くのSaaS型システム（標準パッケージ）では対応できない場合があります。
　　本事例のように、自社のルールに合わせて柔軟に開発・カスタマイズしてくれるベンダーを選定することが成功のポイントです。

Q2：導入時の社内調整や設定は大変ですか？

A：既存フローに合わせる場合、初期設定には労力がかかります。
　　インタビューでも「導入時は本当に苦労した」とありますが、その分だけ自社業務に完全にフィットした仕組みができあがります。
　　最初に苦労してでも使いやすいシステムを作っておくことで、その後の現場運用が劇的にスムーズになります。

【まとめ】自社の悩みに寄り添うパートナーを選ぼう

ワークフローシステムの選び方で重要なのは、機能リストの比較よりも、自社の複雑な事情（文化やフロー）を理解して形にしてくれるか、という点です。

・業務プロセスの整理に協力してくれるか
・現場が迷わない直感的なUIか
・導入後も一緒にシステムを育ててくれるか

本事例のように、価格や機能だけでなく、柔軟なカスタマイズ性とパートナーとしての姿勢を重視して、自社に最適なシステムを選定してください。

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