AI×ワークフローで業務改善を加速！成功の4つのポイントを徹底解説

AI×ワークフロー改善は業務改善の近道

結論から言えば、AIを取り入れたワークフロー改善こそが、業務改善を最短で実現する方法です。

従来の業務改善といえば、
・社員教育やルール改訂など、人に依存した対策が中心
・改善効果が出るまでに時間がかかる
・担当者の負担が増えてしまう

といった課題がありました。

しかし、AIは人間が苦手とする「繰り返し作業」や「ルーティンチェック」を得意とし、しかも24時間正確に働きます。
つまりAIを活用することで、現場の負担を減らしながら、スピーディーかつ継続的に業務改善を進められるのです。

改善ポイント1：AIが導く“デジタル化・自動化”

まず押さえるべきは、紙やExcel中心のフローからの脱却です。
デジタル化と自動化は、業務改善の土台を作ります。

AIを取り入れたワークフローシステムでは、次のような改善が可能です。

申請内容の自動チェック：
必須項目の未入力や金額の整合性をAIが確認し、入力漏れを防止

承認フローの自動生成：
申請内容に応じて最適な承認者や順番を自動的に設定

リマインド通知の自動化：
承認が滞っている場合、AIが自動で担当者に通知し、停滞を防止

たとえば、ある企業ではAI導入により稟議承認までの平均日数が7日から3日に短縮された事例があります。
「待ち時間の削減」は、従業員のモチベーション向上にも直結するのです。

改善ポイント2：“誰でも迷わない”ルール整備

業務が属人化すると、改善は定着しません。
AIを取り入れると、ルールを仕組み化して誰でも同じように実行できる環境をつくれます。

具体例：
・「◯◯万円以上は部長決裁」「契約関連は法務チェック必須」といったルールをシステムに組み込み、AIが自動で判断

・新入社員や異動直後の社員でも、システムが案内してくれるので迷わず業務を進められる

・人による判断ミスや抜け漏れを防ぎ、全体の品質を均一化

結果として、「誰がやっても同じ成果を出せる」環境が実現し、業務改善の効果が長続きします。

改善ポイント3：AI×ワークフローの“透明化”

ワークフローの可視化は、「なぜ業務が止まっているのか」を明らかにする力を持っています。

AIを活用することで、次のような透明化が可能です。

進捗のリアルタイム可視化：
申請が今どの段階にあり、誰の承認待ちかを一目で確認

遅延の自動検知：
平均処理時間をAIが分析し、通常より遅れている案件をアラート表示

業務量の偏りの見える化：
特定の部署や承認者に業務が集中していないかをデータで把握

この透明性は、単なる効率化だけでなく、組織の信頼性向上にもつながります。
「どこで止まっているか分からない」という不安がなくなり、社員も安心して業務に取り組めます。

改善ポイント4：フィードバックと改善サイクル

業務改善は「一度やって終わり」ではありません。
むしろ大事なのは、継続的に改善し続ける仕組みを作ることです。

AIを活用したワークフローでは、以下のように改善サイクルを回せます。

・データ収集：承認までの所要時間や差し戻し率を自動で記録
・分析：AIがボトルネックを抽出し、改善すべき箇所を可視化
・改善策実行：フローの短縮やルール変更をシステムに反映
・効果測定：改善後のデータを再度AIが分析し、次の改善につなげる

このサイクルにより、業務は常に進化し続けます。
AIがあることで、担当者が細かいデータ集計をしなくても、自然にPDCAが回る環境を作れるのです。

導入イメージ：「稟議決裁さくらさん」の場合

具体的なイメージをつかむために、弊社の「稟議決裁さくらさん」を例に見てみましょう。

稟議書の自動作成サポート：
申請者が選んだ内容に基づき、AIが必要な項目を提示

承認フローの自動設定：
金額や内容に応じて、最適な承認ルートを自動生成

リマインド通知：
期限が近い案件をAIが自動で通知し、遅延を防止

改善提案：
過去の処理データをAIが分析し、より効率的なフローを提案

実際の導入企業では、「承認待ち時間の短縮」「業務の標準化」「社員の残業削減」といった効果が報告されています。

よくある質問（FAQ）

Q1. 中小企業でもAIを活用したワークフロー改善は可能ですか？
A1. はい。クラウド型サービスを利用すれば、初期費用を抑えて導入できます。小規模でも効果が出やすく、むしろリソースの限られた中小企業こそ導入メリットが大きいです。

Q2. 導入にどのくらいコストがかかりますか？
A2. 規模や業務内容によりますが、多くの企業で半年〜1年以内に投資回収が可能です。残業削減や意思決定の迅速化により、コスト以上の効果を得られます。

Q3. 社員がAIツールを使いこなせるか不安です。
A3. UIがシンプルで直感的に操作できるよう設計されているため、ITに慣れていない社員でも問題なく利用できます。導入後もサポート体制が整っているため安心です。

Q4. 業務が属人化していても改善できますか？
A4. はい。むしろ属人化の解消にAIが効果を発揮します。ルールをシステムに組み込むことで、誰でも同じ流れで業務を進められる環境が整います。


執筆者・監修者情報
執筆：株式会社ティファナ・ドットコム AIコンサルチーム（Webマーケティング専門）
監修：AIさくらさん開発チーム／25年以上のWebサイト改善実績
ツール提供：稟議決裁さくらさん