ワークフロー構築の失敗と成功｜複雑な稟議フローを解決するシステム選定のポイント

ワークフローとは何か？失敗しないための基礎知識

ワークフローとは、業務の一連の流れ（誰が、いつ、どのような手順で処理するか）を定義し、それを円滑に進めるための仕組みです。

なぜ今、見直しが必要なのか？

一般的にワークフローシステムを見直すタイミングとしては、業務効率化が挙げられますが、実際にはもっと切実な理由が存在します。
例えば、今回取材した企業のケースでは、以下の具体的なきっかけがありました。

・ライセンス期限の到来：以前使っていたシステムの期限が迫り、否応なしに選択を迫られた
・組織の変化による複雑化：複数のグループ会社や合併を経たことで、稟議フローが「つぎはぎ」状態になり、どの会社も同じ形に統一するのが難しくなっていた

このように、単なる機能不足だけでなく「組織の成長や変化にシステムが追いつかなくなった時こそが、見直しの最適なタイミングと言えます。

稟議システムの導入から成功までのステップ

稟議システムを例に、新しいワークフローを導入する際の流れと、各フェーズでのポイントを解説します。

1．提案・選定

新たなシステム導入の第一歩です。
ここで重要なのは機能の数よりも、自社へのフィット感です。

実例の企業では、5〜8社ほどを比較しましたが、最終的な決定打は価格に対する柔軟性と事情への寄り添いでした。
画一的なパッケージ製品ではなく、複雑な自社の事情に合わせてくれるパートナーを選ぶことが成功への第一歩です。

2．承認・実行プロセス

上層部の承認を経てプロジェクトが始動します。
担当者は導入スケジュールの作成やリソース確保を行いますが、ここで現場のリアルなフローを無視して進めると失敗します。

3．テストと評価

ここが最も苦労する、しかし最も重要なフェーズです。
インタビューの実例でも、「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、本当に苦労した」と語られています。
しかし、この段階でベンダーと協力し、細かい調整を行い、仕様を丁寧に整えたことが、後のスムーズな運用につながっています。

4．運用開始・定着

テストをクリアし、いざ本番運用です。
成功事例では、事前の丁寧な調整のおかげで、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているという状態を実現しました。
UIがユーザーフレンドリーであれば、分厚いマニュアルを作成したり、長時間の講習会を開いたりする必要はありません。

ワークフロー導入の、失敗と成功の分岐点

多くの企業が直面する失敗パターンと、今回の実例に見る成功パターンを比較しました。
成功には明確な理由があります。

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【比較項目：計画・準備】
失敗パターン：十分な計画がなく、意思決定が停滞
成功パターン：自社の複雑な事情を理解し、寄り添ってくれるパートナーを選定

【比較項目：システム選定】
失敗パターン：機能だけで選び、現場の業務実態と合わない
成功パターン：画一的な統一ではなく、価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれるか重視

【比較項目：運用・定着】
失敗パターン：マニュアルが複雑で、現場が操作に迷う
成功パターン：UIが直感的で、迷わず操作できるため即座に定着

【比較項目：改善・未来】
失敗パターン：導入して終わりで、変化に対応できない
成功パターン：新しい課題やAI活用など、今後も相談しながら一緒に育てていける関係を構築
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【失敗のリスク】現場を無視した統一

失敗する典型例は、現場の複雑な事情を無視して、システムに合わせて業務を変えろと強要することです。
特に合併などで文化が異なる部署がある場合、無理な統一は反発を招き、結果としてシステムが使われなくなります。

【成功の要因】柔軟性と信頼関係

一方、成功した今回の事例では、どの会社も同じ形に統一するのが難しいという現実を直視し、それに合わせて柔軟にカスタマイズを行いました。
また、一緒に作り上げてきた経験があるからこそ、今後AI活用などの新しい課題が出ても安心して相談できるという、信頼関係が構築されています。
これこそが、長期的な成功の秘訣です。

よくある質問

Q1：複雑なグループ会社の稟議フローは無理に統一すべきですか？

A：無理に統一する必要はありません。
　　今回の成功事例のように、フローの複雑さを許容し、システム側で柔軟にカスタマイズする方が現場の混乱を防げます。
　　自社の事情に寄り添ってくれるベンダーを選びましょう。

Q2：システム移行時の現場の混乱を防ぐには？

A：見てわかる（直感的な）UIを持つシステムを選ぶことが最も重要です。
　　多機能でも操作が難しければ定着しません。
　　比較検討の際は、機能表だけでなく、実際の画面を見て迷わず操作できるかを確認してください。

まとめ

ワークフローの構築には、計画不足や情報共有不足といった失敗の落とし穴が多く存在します。
しかし、自社の独自の文化や複雑なルールに寄り添ってくれるパートナーを選び、現場視点で調整を行えば、必ず成功へと導くことができます。

システムは導入して終わりではなく、育てていくものです。
今回の事例のように、ベンダーと二人三脚で、現場に愛されるワークフロー環境を構築していきましょう。


本記事の事例で導入されたシステムは、「稟議決裁さくらさん」です。
価格に対する柔軟性と導入後の使いやすさで選ばれ、多くの企業の業務効率化をサポートしています。

・柔軟なカスタマイズ：合併や組織改編による複雑なフローにも完全対応
・直感的なUI：教育コストゼロで、導入初日から現場が使いこなせる

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