稟議とワークフローの違いは？複雑な組織図でも失敗しない選び方と実例

課題の背景と「リアルな痛み」

定義上の違いと現場の限界

一般的に、両者のシステムは以下のように定義されます。

• ワークフローシステム：経費精算、出張申請など「定型・頻繁」な業務フロー
• 稟議・決裁システム：予算執行、人事異動、契約など「非定型・重要」な意思決定

しかし、システム選びで失敗する最大の要因は、この定義の理解不足ではありません。
「自社の組織図が、市販ツールの想定枠を超えて複雑すぎること」にあります。

合併・グループ経営が生む「ドロドロした苦労」

実際にシステム刷新を行った企業の担当者は、当時の課題をこう振り返ります。

　「以前使っていたシステムのライセンス期限が近づき、次の選択肢を探す必要がありました。そのタイミングで5〜8社ほどを比較したのですが、当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社も同じ形に統一するのが難しかったんです。」

多くの企業が「安価なSaaS型」を検討しますが、合併や事業統合を経ている場合、標準機能だけでは「A社とB社で承認ルートが違う」「金額によって分岐条件が変わる」といった泥臭い現実に直面し、導入が頓挫するケースが後を絶ちません。

‍

解決策と具体的アクション

ゼロクリック対策：システム選定比較表

失敗しないための選定基準は「柔軟性」です。
以下を参考にしてください。

------------------------
【比較項目：得意領域】
クラウド型パッケージ：一般的な申請ルート、定型業務
カスタマイズ・開発型：複雑な分岐、グループ横断の承認

【比較項目：導入スピード】
クラウド型パッケージ：早い（即日〜数週間）
カスタマイズ・開発型：要件定義・調整期間が必要

【比較項目：柔軟性】
クラウド型パッケージ：制限あり（仕様に業務を合わせる）
カスタマイズ・開発型：高（業務に合わせて仕様を作る）

【比較項目：コスト感】
クラウド型パッケージ：安価（月額固定）
カスタマイズ・開発型：初期投資ありだが、業務適合度が高い

【比較項目：おすすめ】
クラウド型パッケージ：スタートアップ、小規模組織
カスタマイズ・開発型：合併・HD化企業、独自ルールの多い組織
------------------------

具体的なソリューション選定

上記の課題に対し、この企業では株式会社ティファナ・ドットコムを選定しました。
選定の決め手は、機能の多さではなく「寄り添う姿勢」でした。

　「そんな中で、ティファナ・ドットコムさんは価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました。」

「AIさくらさん」等のソリューション提供で知られる同社のように、技術力だけでなく、顧客特有の事情（Culture）を理解し、システム側に落とし込めるベンダーを選ぶことが、プロジェクト成功の鍵となります。

‍

導入後の変化と定着「苦労の先にある直感的操作」

魔法のような導入ではない、リアルな調整プロセス

システム導入は、決して「入れたらすぐに楽になる」ものではありません。現場の実態に合わせるためには、導入初期の綿密なすり合わせが不可欠です。

　「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました。ただ、その分だけ自社の稟議業務に沿った形で仕様を丁寧に整えることができ、今ではスムーズに運用できています。」

【成果】説明書いらずのUI実現

この「苦労」を経たことで、結果的に現場の教育コストは大幅に削減されました。

　「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。 UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています。」

「高機能だが使いにくい」システムではなく、「裏側は複雑だが、表側（UI）はシンプル」なシステムを構築できた成功例と言えます。
今後はAI活用も見据え、さらなる効率化を目指しています。

‍

よくある質問

Q1：ワークフローシステムで稟議も兼ねることはできますか？

A：可能ですが注意が必要です。
　　簡易的な稟議ならワークフローで十分ですが、監査対応や複雑な決裁権限（金額による分岐など）が必要な場合、専用機能やカスタマイズ可能なシステムが推奨されます。

Q2：カスタマイズ型は導入までどのくらいの期間がかかりますか？

A：規模によりますが、数ヶ月〜半年程度が一般的です。
　　インタビュー事例のように「独自のフローに合わせて丁寧に調整する」期間を設けることが、導入後の失敗（現場の混乱）を防ぐ唯一の方法です。

‍

まとめ

稟議システムとワークフローシステムは、単なる「申請ツール」ではなく、企業の意思決定スピードを左右する経営基盤です。

特に、合併やグループ経営で組織図が複雑化している場合、一般的なパッケージ製品では現場に混乱を招く可能性があります。
今回の事例のように、導入時にベンダーと膝を突き合わせて「自社独自のフロー」を作り込むことが、結果として運用の定着と業務効率化への近道となります。「今のシステムでは自社の承認ルートが再現できない」「現場から使いにくいと不満が出ている」とお悩みの方は、柔軟なカスタマイズとAI活用に強みを持つ専門ベンダーへ相談してみてはいかがでしょうか。

「稟議決裁さくらさん」について、詳しくはこちらから　>>