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ワークフローシステム導入で失敗しないために知っておきたいこと

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ワークフローシステム導入で失敗しないために知っておきたいこと

ワークフローシステム導入で失敗しないために知っておきたいこと

ワークフローシステムとは、申請や承認などの業務プロセスを電子化して管理するシステムのことです。ワークフローシステムを導入すると、業務の効率化やペーパーレス化、コスト削減などのメリットが期待できます。しかし、ワークフローシステムの導入には失敗するリスクもあります。この記事では、ワークフローシステム導入で失敗する理由と改善策について紹介します。

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目次

ワークフローシステム導入で失敗する理由

ワークフローシステム導入で失敗する理由はさまざまですが、代表的なものは以下の通りです。

・高機能で使いこなせない
・費用対効果が自社に見合わない
・ほかのシステムと連携できない

高機能で使いこなせない

多機能のワークフローシステムを導入しても、さまざまな設定に時間を費やしてしまい、運用までに時間がかかってしまう場合があります。また、全ての機能を活用しきれず、組織改編や承認ルートの変更などの際に、専門知識を持つ社員に頼らざるを得ない状況に陥ってしまっては、期待したほどの業務改善が図れません。

費用対効果が自社に見合わない

それまで複雑なワークフローではなかったのにも関わらず、多機能のワークフローシステムを導入した割には導入の効果を感じられないというケースも少なくありません。自社のワークフローに合わせたカスタマイズ性と、規模に見合うワークフローシステムを選ぶことを重視し、社員一人あたりのランニングコストに対して、導入効果が見込めないことがないよう、慎重に導入するべきです。

ほかのシステムと連携できない

給与計算ソフトや会計ソフト、販売管理システムなどを利用している企業では、それらのデータをワークフローシステムを導入したうえでも効率的に活用したいものです。しかし、導入したワークフローシステムと既存のシステムの連携が不可能な場合、さらに業務の負担が増えてしまう可能性も否めません。

ワークフローシステム導入で失敗しないための改善策

ワークフローシステム導入で失敗しないためには、以下のような改善策があります12。

・課題を洗い出して導入目的を明確にする
・現場が混乱しないよう従業員への説明とフォローを万全にする
・効果的なワークフローシステムの選定

課題を洗い出して導入目的を明確にする

ワークフローシステムの導入にあたり、準備を疎かにして見切り発車で導入してしまうのは失敗の原因になります。申請者や承認者から十分な聞き取り調査を行い、何に困っているか、どう改善してほしいのかの課題点を浮き彫りにすることが重要です。そのうえで、ワークフローのルールをしっかりと整理し、申請者と承認者双方が効率的に運用できるように検討しましょう。不要な手順やルールは導入前に排除しておきます。これらの下準備をしてこそ、ワークフローシステムの導入による大きな効果を見込めるでしょう。

現場が混乱しないよう従業員への説明とフォローを万全にする

いかに業務の改善に効果があることでも、従来の業務内容から大幅な変更がある場合、社員の負担になってしまいます。社員全員に対して導入の経緯をきちんと説明し、導入後のメリットを伝えることが必要です。また、導入後は、機能や操作の説明会や個別の質問を受け付けるなどのアフターフォロー体制も整えておくと良いでしょう。

効果的なワークフローシステムの選定

社内の業務に合わせてシステムを構築して運用するオンプレミス型か、既にできているシステムを利用するクラウド型かを選択することになります。社内に専門知識を持つ社員がいれば良いですが、そうでない場合は円滑な運用をするのが難しいでしょう。ITスキルがさまざまな社員がいる場合は、誰でも迷わず直感的に操作しやすいシステムでなければなりません。また、高機能過ぎるものは逆に使いにくく感じる場合もあるため、自社に必要な機能だけ備えたシンプルで低コストなシステムがおすすめです。

ワークフローシステム種類別事例紹介

ワークフローシステムは種類や特徴ごとに分類されます。ここでは代表的な種類別事例紹介します。
稟議関連サービスは、稟議書の作成から承認までのプロセスを電子化して管理するサービスのことです。稟議関連サービスを利用すると、紙の稟議書を印刷したり、回覧したり、保管したりする手間が省けます。また、承認者の状況や稟議書の履歴もリアルタイムに確認できるため、進捗管理や追跡調査も容易になります。

稟議関連サービスの事例としては、以下のようなものがあります。

ジョブカンワークフロー

クラウド型のワークフローシステムで、稟議書の作成から承認までをスマートフォンやパソコンから操作できます。申請者は稟議書を作成し、承認者にメールで通知します。承認者はメールから直接承認できるほか、申請内容にコメントや添付ファイルを追加することもできます。承認後は自動的に次の承認者に通知されます。申請者は承認状況を随時確認できます。また、稟議書はクラウド上に保存されるため、検索や閲覧が簡単にできます。

AgileWorks

オンプレミス型のワークフローシステムで、稟議書の作成から承認までをWebブラウザから操作できます。申請者は稟議書を作成し、承認者にメールで通知します。承認者はメールからWebブラウザにアクセスして承認できるほか、申請内容にコメントや添付ファイルを追加することもできます。承認後は自動的に次の承認者に通知されます。申請者は承認状況を随時確認できます。また、稟議書は社内サーバーに保存されるため、セキュリティ面も安心です。

バクラク申請

クラウド型のワークフローシステムで、稟議書だけでなく、経費精算や物品購入などの申請も一括管理できます。申請者は申請フォームを作成し、承認者にメールで通知します。承認者はメールから直接承認できるほか、申請内容にコメントや添付ファイルを追加することもできます。承認後は自動的に次の承認者に通知されます。申請者は承認状況を随時確認できます。また、バクラク請求書と連携して支払い管理も行えます。

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クラウド型のワークフローシステムで、稟議書の作成から承認までをWebブラウザやスマートフォンから操作できます。申請者は稟議書を作成し、承認者にメールで通知します。承認者はメールからWebブラウザにアクセスして承認できるほか、申請内容にコメントや添付ファイルを追加することもできます。承認後は自動的に次の承認者に通知されます。申請者は承認状況を随時確認できます。また、稟議決裁さくらさんでは、AIが承認フローの設定や期日管理などをサポートしてくれるため、稟議の効率化や品質向上が図れます。

自社あった最適なサービスを

ワークフローシステムとは、申請や承認などの業務プロセスを電子化して管理するシステムのことです。ワークフローシステムを導入すると、業務の効率化やペーパーレス化、コスト削減などのメリットが期待できますが、失敗するリスクもあります。ワークフローシステム導入で失敗しないためには、自社の業務に合ったシステムを選ぶことが重要です。ワークフローシステムは種類や特徴ごとに分類されますが、ここでは稟議関連サービスというカテゴリーに注目しました。稟議関連サービスとは、稟議書の作成から承認までのプロセスを電子化して管理するサービスのことです。ジョブカンワークフロー、AgileWorks、バクラク申請、稟議決裁さくらさんなどが代表的な事例です。それぞれに特徴やメリットがありますが、共通してペーパーレス化や意思決定の迅速化に貢献できるサービスです。自社のワークフローや承認プロセスに合わせて最適なサービスを選ぶことで、稟議関連業務の効率化や品質向上を実現できるでしょう。

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