AIで業務が変わる！ワークフロー載せ替えで“紙からの卒業”と効率化を実現

業務ワークフローの基本

業務ワークフローとは、業務の流れを図式化・手順化したものであり、組織内の効率化や品質向上を支える“見える化”の仕組みです。特に稟議などの承認業務では、フローが不明瞭だと「誰が」「いつまでに」「何を判断するのか」が分からず、ボトルネックになりがちです。

代表的なワークフローには以下の2タイプがあります。

・直列型ワークフロー：
処理が一方向に順番で進行。全ての承認者が順番に確認する形式で、承認者の不在や滞留で全体がストップしやすい。

・並列型ワークフロー：
複数の承認ステップを同時に処理可能。確認の優先度や承認ルートに柔軟性があり、スピードと効率性が高い。

いずれの形式でも、情報共有の不備や属人化による判断のばらつきが問題になることが多く、定期的な見直しと最適化が必要です。

デジタル化で変わるワークフロー

デジタル技術の進展により、紙やFAX、Excelでの業務処理から脱却し、業務のクラウド化・自動化が進んでいます。ワークフローもその中心にあり、特にリモートワークや多拠点での働き方が増える中で、“どこでも申請・承認”できる体制が必須になっています。

たとえば、稟議の例でいうと、以前は紙で印刷・押印して回覧していたのに対し、今では以下のような処理が可能です。

・電子フォームによる申請
・スマホ・タブレットでの承認対応
・承認履歴の自動保存と監査対応

これにより、承認スピードが向上するだけでなく、業務の透明性やトレーサビリティ（追跡可能性）も確保できるようになります。

なぜ今「ワークフロー載せ替え」が必要なのか

「載せ替え」とは、単なるシステム変更ではなく、“働き方そのもの”の見直しとも言える変革の機会です。特に次のような課題を抱える企業は、今すぐの見直しが必要です。

・申請・承認に時間がかかり、営業機会を逃している
・フローが属人化していて、退職や異動時に混乱が起きる
・情報が分散し、管理部門の負担が増大している

載せ替えを成功させるには、まず「業務の棚卸し」が重要です。誰が・何を・どのように処理しているかを洗い出し、無駄な作業や重複タスクを削除。次に、現場にフィットするワークフローシステムを選定する必要があります。ここで重要になるのが、柔軟なカスタマイズ性と、使い勝手のよさです。

AI搭載ワークフローで業務がこう変わる

AIの活用により、ワークフローは“人が判断する”から“AIがサポートする”時代に移行しています。代表的なAI機能は以下の通りです。

・ルート最適化：
申請内容や金額、申請者の部署に応じて自動で承認ルートを設定

・承認スピード予測：
過去のデータをもとに完了までの所要時間を予測

・アラート・リマインド通知：
承認停滞や異常ルートを即座に検知・通知

・分析レポート：
ボトルネック箇所や改善ポイントを可視化し、継続的な業務改善を実現

AIを活用することで、現場の判断負担が軽減され、バックオフィス部門はより戦略的な業務に集中できるようになります。また、ヒューマンエラーの削減や監査対応の強化といった副次効果も期待できます。

導入を成功させるコツ

AI搭載ワークフローの導入は、単なるツール導入ではなく、組織のカルチャー変革でもあります。そのため、「導入すれば終わり」ではなく、「導入後がスタート」と考えるべきです。

導入成功のコツは以下のとおりです。

・経営層のコミットメント：
トップが旗を振ることで、現場も本気で動く

・パイロット導入で成功事例を作る：
一部部署や特定業務でテストし、成果を“見える化”

・ユーザー部門の声を取り入れる：
現場の運用感覚に合った設定にチューニング

・段階的に拡大・浸透を図る：
一気に全社導入せず、ステップごとに展開

これらのステップを踏むことで、抵抗なくワークフローの載せ替えが進み、全社最適な業務環境が実現できます。

よくある質問（FAQ）

Q. ワークフロー載せ替えにかかる時間は？
A. スモールスタートであれば1〜2ヶ月程度。全社展開には段階的導入が鍵です。

Q. 導入コストはどれくらい？
A. 初期費用＋月額ライセンスが一般的。手間や人件費の削減効果を加味すると、中長期的にはコスト削減になります。

Q. 社内の理解が得られない場合は？
A. 導入前にデモや説明会を実施し、「何が楽になるか」を具体的に伝えることが重要です。


執筆・監修者情報
執筆：株式会社ティファナ・ドットコム AIコンサルチーム（Webマーケティング専門）
監修：AIさくらさん開発チーム／25年以上のWebサイト改善実績
ツール提供：稟議決裁さくらさん