「稟議がなかなか進まない…どうにかしてもっとスムーズに進行できないだろうか」と感じたことがある方も多いでしょう。私自身、食品卸売会社に勤めており、役職がついていないため申請者として稟議書を作成しています。初めて稟議書を作成したときは、作成と修正に多くの時間を費やし、1日かかることもありました。稟議書の完成後も何度も確認し、提出のために社内を歩き回る日々が続いていました。
特に困ったのは、ようやく提出した稟議書が他部署から資料不足を指摘され、再提出を求められるケースでした。修正後に承認者である主任の印をもらったものの、次の承認者である課長がテレワーク中で不在のため、稟議が進まず困惑することも多々ありました。このような手間や時間のロスを改善するため、上司と相談し、稟議を電子化する決断を下しました。
「業務を効率化する稟議システムがあるのか」とインターネットで調べたところ、稟議決裁システムを提供している企業を発見しました。導入前の打ち合わせでは、これまでの業務で感じた不満や希望を詳細に伝え、チャット機能や申請フローの簡素化、期日の可視化など、要望を叶えたシステムを構築しました。この結果、稟議処理にかかる時間が1/5に短縮され、承認を得るために社内を歩き回る手間が大幅に削減されました。
また、稟議の進行が遅れる要因だった承認者の不在も、デジタル化によって解消されました。稟議がチャット上で迅速に処理されるようになり、承認者である主任や課長も、期日がアラートで通知されることで見落としがなくなり、スムーズな対応が可能になりました。さらに、テレワークや在宅勤務が広がる中でも稟議が滞らないという利便性は、社内全体での業務改善にも大きく貢献しています。
稟議決裁の電子化は業務の効率化だけでなく、全体の仕事の質向上にも寄与しています。以前は稟議書の確認や修正に多くの時間を割いていたため、他の業務にも影響を及ぼすことが少なくありませんでした。稟議がいつ進行するか頭を悩ませる時間が多く、集中力を奪われることがよくありました。しかし、稟議の電子化によって業務全体がスムーズに進むようになり、空いた時間を他の作業に充てられるようになりました。業務のスピードと質が向上したことを実感しています。
稟議決裁を電子化することは、全体的な業務効率を大幅に高める鍵となります。紙の稟議書では、作成や修正、移動の手間がかかり、紛失のリスクも伴います。しかし、電子化によってこれらの問題が解消され、必要な書類がすぐに確認でき、アクセスも容易になります。さらに、セキュリティ対策を万全に行うことで情報漏洩のリスクも抑えることが可能です。今後も電子化された稟議システムを活用し、業務の効率化と質の向上を追求していきます。
電子化された稟議決裁システムによって、私たちの働き方が劇的に変わりました。今までのように稟議書の作成に時間を取られることなく、他の業務に集中することができます。テレワークや在宅勤務が主流となる時代において、どこにいても業務がスムーズに進行することは大きな強みです。デジタル化した稟議を有効に活用し、今後も素早く稟議を回していきましょう。稟議の電子化によって、業務全体のスピードや質を向上させることは、未来の働き方においても重要なポイントとなります。
AIさくらさん（澁谷さくら）
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