煩雑なグループ会社のワークフローをどう統一する？稟議の電子化で業務改善を成功させる秘訣

なぜ既存のシステムでは限界だったのか？煩雑なワークフローの背景

多くの企業が直面するのが、システムに業務を合わせなければならないという壁です。

今回の事例となった食品卸売会社では、ライセンス期限の終了を機にシステムの刷新を検討していました。
しかし、大きな障害となったのが合併やグループ会社化による承認ルートの複雑化です。

・会社A：合計5段階の承認が必要
・会社B：金額によって他部署の役員が合議に加わる
・会社C：独自の商習慣により、特定の課長を必ず経由する

このように、全社共通の型に当てはめることが極めて困難な状況でした。
一般的なクラウドサービスでは「これ以上の設定変更は不可」と断られることも多く、現場の担当者は「今の複雑な運用を維持したまま電子化するのは無理なのではないか」という不安を抱えていました。

選定の決め手は、価格よりも柔軟なカスタマイズ性

8社近い候補の中から選ばれたのは、価格の安さよりもこちらの事情にどこまで寄り添ってくれるかという姿勢を見せたパートナーでした。

システム選定の比較

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【比較項目：ワークフロー構築】
一般的なパッケージ型：決まったテンプレートから選択
柔軟なカスタマイズ型：独自の複雑なルートをそのまま再現

【比較項目：電子化の柔軟性】
一般的なパッケージ型：業務をシステムに合わせる必要あり
柔軟なカスタマイズ型：システムを現在の業務に最適化

【比較項目：業務改善の幅】
一般的なパッケージ型：一部の定型業務のみ効率化
柔軟なカスタマイズ型：現場特有の落とし穴までカバー

【比較項目：UI/UX】
一般的なパッケージ型：多機能ゆえに操作が複雑
柔軟なカスタマイズ型：直感的に迷わず操作できる設計
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「ワークフローさくらさん」が選ばれた理由は、その圧倒的な柔軟性にありました。
単なるツールの提供ではなく、当社の複雑な事情を理解し、一緒に解決策を考えてくれるという安心感が、導入の決定打となったのです。

導入の苦労を乗り越えて得た、業務改善の劇的な効果

「導入時は本当に苦労しました」と担当者は振り返ります。
自社独自のフローをシステムに落とし込む作業は一筋縄ではいかず、開発側との密な調整が続きました。
しかし、その導入時の苦労があったからこそ、運用開始後の効果は絶大でした。

1．立ち上がりの早さと直感的な操作

ITツールに不慣れな現場社員でも、簡単な共有だけで使いこなせるようになりました。
UI（操作画面）がユーザーフレンドリーであるため、「どこを押せばいいかわからない」という迷いが消え、導入初日からスムーズな申請・承認が行われました。

2．社内を歩き回る時間がゼロに

以前は紙の稟議書を持って、承認者の主任や、テレワーク中の課長を探して社内を奔走していました。
電子化後は、PCやスマホからワンクリックで承認依頼が完了。
アラート機能により放置されることもなく、稟議スピードは格段に向上しました。

3．生の声が証明する信頼感

　「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、直感的に使いこなしてくれています」（インタビューより）

よくある質問

Q1：独自の複雑な承認ルートをそのまま電子化できますか？

A：はい。
　　パッケージの枠に無理に合わせるのではなく、貴社のルールや文化をヒアリングし、現状の運用を活かした形での構築が可能です。

Q2：導入後に新しい課題が出た場合、対応してもらえますか？

A：もちろんです。
　　導入がゴールではなく、運用しながら現場に合った形に育てていく伴走型サポートを提供します。
　　将来的なAI活用などの相談も可能です。

【まとめ】電子化がもたらす未来の働き方

ワークフローの電子化は、単なる紙を無くす作業ではありません。
複雑なプロセスを整理し、社員が本来集中すべき業務に時間を使えるようにする攻めの業務改善です。

テレワークやハイブリッドワークが当たり前になる時代において、どこにいても止まらない稟議システムは、企業の競争力を高める強力な武器となります。

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