ビジネス初心者のための稟議書作成ガイド

稟議書とは？

稟議書は、特定の事柄について意思決定を下すために上司や関係者に提出する書類です。承認を得るための根拠や理由、提案内容などを明確に記載する必要があります。

どんな時に稟議書が必要？

稟議書は、重要な意思決定や予算の承認など、会社内での大きな変更や提案が行われる際に必要です。例えば、新しいプロジェクトの立ち上げ、予算の増額要求、組織の変更、大規模な購買などが挙げられます。

稟議書で必要な項目とは

稟議書には以下のような項目が必要です。

・タイトル: 提案や要求の要点を簡潔にまとめたタイトル。
・目的: 提案や要求の目的や背景を説明。
・問題点: 現状の問題点や課題を明確に記載。
・提案内容: 解決策や改善案、具体的な提案内容を記述。
・メリット: 提案が実施された場合のメリットや効果を説明。
・詳細プラン: 提案の具体的な実施計画やスケジュールを示す。
・予算: 提案に必要な予算やリソースを明示。
・リスクと対策: 実施に伴うリスクや対策策を記載。
・承認を求める部署や担当者: 承認を求める部署や担当者を明示。

稟議書の書き方

稟議書を効果的に書くためには、以下のポイントに留意してください。

・簡潔かつ明確な言葉を使用する。
・内容を論理的に整理し、項目ごとに段落を使う。
・具体的な事実やデータを提供し、根拠を示す。
・読みやすさを重視し、適切な文体とフォーマットを選ぶ。
・必要な情報だけを含め、冗長な表現や不要な詳細を避ける。
・間違いのないように文法やスペルを確認し、誤りを修正する。
・最終的には、プロフェッショナルな印象を与えるために、レビューを依頼することをおすすめします。

稟議書の書き方の見本

以下は、一般的な稟議書の見本です。
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[タイトル]
新しいプロジェクトの立ち上げに関する稟議書

[目的]
新規プロジェクトの立ち上げによる売上増加と競争力強化を目指す。

[問題点]
現行プロダクトの市場シェア低下および競合他社の優位性の増大。

[提案内容]
新プロダクトの開発と製造
マーケティングキャンペーンの展開
営業チームの増員とトレーニング

[メリット]
市場シェアの拡大と収益の増加
競争力の向上とブランド価値の向上
新たな顧客獲得と既存顧客の維持

[詳細プラン]
新プロダクトの開発：6ヶ月の期間で要件定義、設計、試作、テスト、製造を行う。
マーケティングキャンペーンの展開：テレビ広告、SNS広告、プレスリリースの配信を予定し、3ヶ月の期間で実施する。
営業チームの増員とトレーニング：営業担当者を3名追加し、新プロダクトに関する研修と販売スキルの向上を行う。

[予算]
新プロダクト開発: 500万円
マーケティングキャンペーン: 300万円
営業チームの増員とトレーニング: 200万円

[リスクと対策]
・開発遅延のリスク: プロジェクトマネージャーを任命し、進捗管理とリソースの適切な配置を行う。
・マーケティングキャンペーンの効果不足のリスク: キャンペーン前に市場調査と競合分析を行い、ターゲット顧客に適した戦略を構築する。
・営業チームの能力不足のリスク: 研修プログラムを導入し、営業担当者のスキル向上をサポートする。

[承認を求める部署や担当者]
提案部署: プロダクト開発部
承認担当者: 部門長、マーケティングマネージャー、営業部長

稟議書を効率的に進めるには会社側の協力も必要

稟議書を効率的に進めるためには、会社側の協力も重要です。以下はその例です。

・承認フローの明確化: 稟議書の提出から承認までのフローを明確化し、関係部門や担当者が迅速に対応できるようにします。
・テンプレートの提供: 稟議書の作成に役立つテンプレートを提供することで、初心者でも書きやすくします。
・ガイドラインの作成: 書式や必要な項目、文体などに関するガイドラインを作成し、一貫性を確保します。
・レビューとフィードバック: 稟議書の内容をレビューし、必要な修正や改善点を指摘することで、品質向上に寄与します。

効率的に進めるには「稟議決裁システム」がおすすめ

稟議決裁システムは、電子的な形式で稟議書の提出と承認プロセスを管理するシステムです。これにより、紙の書類を使わずに稟議書を作成・提出し、承認者も簡単にレビュー・承認できる利点があります。リモートワークで決裁を進めることが可能になるので、働き方を変えていくときにも重要になります。会社の規模やニーズに応じて、市販の稟議決裁システムを導入することを検討してみてはいかがでしょうか。