ビジネス初心者のための稟議書作成ガイド

稟議書とは？

稟議書とは、会社内で特定の事柄について意思決定を得るために提出する書類です。上司や関係者の承認を得るため、提案の根拠や理由を明確に記載する必要があります。

どんな時に稟議書が必要？

稟議書は、会社内で重要な決定や予算の承認が必要な場面で使用されます。例えば、新しいプロジェクトの開始、予算の増額、組織変更、大規模な購買などの際に提出されます。

稟議書に必要な項目

稟議書には、以下のような項目を含めるのが一般的です。
タイトル: 提案の要点を簡潔にまとめる。
目的: 提案の背景や目的を説明。
問題点: 現状の課題や改善が必要な点を明確に記載。
提案内容: 解決策や具体的なアクションを示す。
メリット: 提案が実施された場合の利点や期待される成果を説明。
詳細プラン: 実施計画やスケジュールを明記。
予算: 必要な費用やリソースを明示。
リスクと対策: 想定されるリスクとその対処方法を記載。
承認者: 稟議書の承認を求める部署や担当者を明記。

稟議書の書き方

効果的な稟議書を作成するには、以下のポイントに注意しましょう。

・簡潔で分かりやすい表現を使う。
・各項目を論理的に整理し、読みやすくする。
・具体的なデータや事実を示して根拠を明確にする。
・フォーマットを統一し、視認性を高める。
・不要な情報や冗長な表現を避ける。
・文法や表記ミスを確認し、正確な文章にする。

最後に上司や同僚にチェックしてもらい、内容をブラッシュアップする。

稟議書の見本

以下は、一般的な稟議書の例です。

[タイトル]
新規プロジェクト立ち上げに関する稟議書

[目的]
新しいプロジェクトを立ち上げ、市場競争力を高める。

[問題点]
既存製品の市場シェアが低下し、競争が激化している。

[提案内容]
新製品の開発と製造
マーケティングキャンペーンの展開
営業チームの強化と研修

[メリット]
市場シェアの拡大と売上向上
競争力の強化
新規顧客の獲得と既存顧客の維持

[詳細プラン]
新製品開発: 6か月で設計・試作・製造を完了
マーケティング: 3か月で広告展開・SNSプロモーション
営業強化: 3名増員し、研修を実施

[予算]
新製品開発: 500万円
マーケティング: 300万円
営業強化: 200万円

[リスクと対策]
開発遅延: プロジェクトマネージャーを任命し進捗管理を徹底
広告効果の不足: 事前に市場調査を実施し、ターゲットに適した戦略を立案
営業力不足: 研修プログラムを導入し、スキル向上を支援

[承認者]
提案部署: プロダクト開発部
承認担当者: 部門長、マーケティングマネージャー、営業部長

会社の協力で稟議書作成をスムーズに

稟議書の承認をスムーズに進めるには、会社側の協力も重要です。
承認フローの明確化: 提出から承認までの流れを整理し、関係者が迅速に対応できるようにする。
テンプレートの提供: 初心者でも簡単に作成できるよう、稟議書のテンプレートを用意する。
ガイドラインの策定: 書式や記載項目の統一ルールを作成し、分かりやすい稟議書を推奨する。
ューとフィードバック: 上司や関係者による事前チェックを実施し、改善点を指摘してもらう。

効率的な稟議決裁には「稟議決裁システム」がおすすめ

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