ワークフローシステムの選定で失敗しないコツとは？複雑な稟議フローを効率化する柔軟性の重要性

【ワークフローシステム刷新の背景】既存機能では太刀打ちできない独自ルールの壁

多くの企業がシステムの刷新を検討するきっかけは、ライセンスの期限切れや老朽化です。
しかし、いざ新しいシステムを探し始めると、多くの担当者が自社の特殊事情という壁にぶつかります。

今回お話を伺った企業でも、複数のグループ会社が統合されたことで、稟議フローが極めて煩雑になっていました。
例えば、「A社は役員3名の承認が必要だが、B社は部長決裁で済む」「特定の金額を超えた場合のみ、親会社の法務チェックが自動で入る」といった、一筋縄ではいかない運用です。

5〜8社ものワークフローシステムを比較検討した結果、最も重視されたのはスペックの高さではなく、当社の複雑な事情にどこまで寄り添ってくれるかというカスタマイズの柔軟性でした。

現場が迷わないためのワークフロー機能とカスタマイズの重要性

ワークフローシステムには多くの機能がありますが、単に機能が豊富であることと、業務が効率化されることは別物です。

システム選定の比較ポイント

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【比較項目：機能の適応度】
一般的なパッケージ型：業務をシステムの仕様に合わせる
柔軟なカスタマイズ型：自社の複雑なフローに機能を合わせる

【比較項目：操作性（UI）】
一般的なパッケージ型：分厚いマニュアル参照が前提
柔軟なカスタマイズ型：直感的に操作でき、教育コストが低い

【比較項目：導入プロセス】
一般的なパッケージ型：納品して終了
柔軟なカスタマイズ型：細かい調整を共に行う伴走型
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具体的な活用イメージ

例えば、独自のフォーム作成機能があれば、紙の稟議書で使われていた項目をそのままデジタル化できます。
また、高度な承認ルート設定機能により、組織改編があってもドラッグ＆ドロップでルートを変更できるなど、現場の負担を最小限に抑えることが可能です。

今回の事例でも、導入時にはシステムベンダーと密なコミュニケーションを取り、独自のフローを一つひとつ丁寧にシステムへ落とし込みました。
この導入時の苦労があったからこそ、現在は簡単な共有だけで、現場の担当者が迷わず直感的に使いこなせるという、教育コストほぼゼロの運用が実現しています。

【AI活用と未来への展望】業務を育てていくという考え方

ワークフローシステムは、導入して終わりではありません。
企業の成長や社会情勢の変化に伴い、必要な機能は常に変化します。

今後は、AI（人工知能）を活用したさらなる効率化も期待されています。
例えば、過去の膨大な稟議データをAIが解析し、「この案件は承認される確率が高い」「この項目に不備がある可能性が高い」といった予測を提示する未来も遠くありません。

大切なのは、最新のテクノロジーを単に導入することではなく、困ったときにいつでも相談でき、一緒にシステムを育てていけるパートナーを味方につけることです。
実際に苦労を共にしてシステムを構築した経験は、将来AIを導入する際や、新たな課題に直面した際の大きな安心感に繋がります。

よくある質問

Q1：グループ会社ごとにフローが違っても、一つのシステムに統合できますか？

A：可能です。
　　ただし、標準機能に縛られるパッケージ製品ではなく、個別の条件分岐や権限設定を柔軟にカスタマイズできる機能を持ったシステムを選ぶことが必須条件となります。

Q2：ITリテラシーが低い現場でも使いこなせるでしょうか？

A：UI（ユーザーインターフェース）の親和性が重要です。
　　今回ご紹介した事例のように、日常的に使うスマホアプリのような直感的な操作感を持つシステムを選べば、特別な研修なしでもスムーズに定着します。

【まとめ】効率化の近道は自社への寄り添いにある

仕事の時短と効率化を図るためには、ワークフローシステムの導入は避けて通れません。
しかし、本当に価値があるのは多機能なシステムではなく、自社の文化や複雑なルールを理解し、それを形にできるシステムです。

自社の稟議フローが特殊だと感じているなら、まずはどこまで柔軟に対応してくれるかという視点で、パートナー選びを始めてみてはいかがでしょうか？

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