【合併・統合企業のDX】複雑な稟議・決裁フローをどうシステム化する？導入で直感的な運用を実現した実例

稟議と決裁の違いとは？現場で起きるフローの複雑化という課題

本来、稟議とは「会議を開く手間を省くために、書類を回覧して承認を求める行為」であり、決裁は「権限を持つ上長が最終的な可否を判断すること」を指します。

教科書的な定義ではシンプルですが、実際の企業現場において、これらをシステム化するのは容易ではありません。
特に、組織の拡大期には以下のような壁に直面します。

・承認ルートの分岐：案件の金額や種類によって承認者が細かく変わる
・グループ間のルールの違い：合併や統合により、異なる文化やルールが混在している

今回のインタビュー事例でも、まさにこのフローの煩雑さが最大の課題でした。

　「以前使っていたシステムのライセンス期限が近づき、次の選択肢を探す必要がありました。そのタイミングで検討したのですが、当社の場合、複数のグループ会社や合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていて、どの会社（システム）も同じ形に統一するのが難しかったんです」（インタビューより）

このように、一般的なパッケージシステムをそのまま導入しようとしても、自社独自の複雑な運用フロー（承認経路や分岐条件など）に対応できず、DXが頓挫するケースは少なくありません。

5〜8社からシステムを選定した基準

システムのリプレイス（入れ替え）にあたり、担当者は5〜8社ほどのシステムから比較検討を行いました。
多くの選択肢の中から、なぜ最終的に「稟議決裁さくらさん」が選ばれたのでしょうか？
その決め手は機能の多さではなく、自社の事情への寄り添いとコスト対効果でした。

比較検討のポイント

複雑な組織構造を持つ企業がシステム選定で重視すべきポイントを、本事例に基づき整理しました。

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【比較項目：コスト感】
一般的なパッケージ型：安価だが、機能追加やカスタマイズごとに高額になりがち
柔軟なカスタマイズ型：高価だが、価格に対して柔軟にカスタマイズ対応が可能

【比較項目：カスタマイズ性】
一般的なパッケージ型：既存の仕様（枠組み）に業務フローを合わせる必要がある
柔軟なカスタマイズ型：自社の事情に寄り添い、独自のフローに合わせた改修が可能

【比較項目：適合する組織】
一般的なパッケージ型：スタートアップや、フローがシンプルな単一組織
柔軟なカスタマイズ型：合併・統合等でフローが複雑化している組織
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担当者は選定時の印象をこう振り返ります。

　「ティファナ・ドットコムさんは価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました」（インタビューより）

多くの調整を経て得られた直感的な操作性

システム導入は、契約して終わりではありません。
むしろ、そこからの仕様調整こそが最大の難関です。
本事例でも、導入当初はスムーズな進行ばかりではありませんでした。

独自のフローに合わせるための苦労

　「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもティファナさんも本当に苦労しました」（インタビューより）

この苦労こそが、成功の裏付けです。
安易にパッケージの標準機能に業務を合わせるのではなく、ベンダーと膝を突き合わせて自社に最適な形を模索し続けた結果、システムは現場にフィットしたものへと進化しました。

苦労の先にある直感的な使いやすさ

綿密な調整の結果、現場では大きな変化が起きています。

・ユーザーの立ち上がりが早い：マニュアルを読み込まなくても使える
・説明コストの削減：簡単な共有だけで運用が回る

　「実装後はユーザーの立ち上がりも早く、特によく稟議を出す担当者は、簡単な共有だけで直感的に使いこなしてくれているんです。 UIも他社システムと比べてユーザーフレンドリーで、迷わず操作できる点が現場にとても合っていると感じています」（インタビューより）

苦労して裏側の仕組みを整えたからこそ、ユーザー（申請者や承認者）にとっての表側の操作がシンプルで直感的なものになったのです。

よくある質問

Q1：独自の複雑なルールや企業文化があってもシステム化できますか？

A：可能です。ただし、パッケージの押し付けではなく「共創」できるパートナーが必要です。
　　稟議には企業ごとに細かなルールや文化があります。
　　本事例の担当者も、「これからも必要に応じて相談しながら、より現場に合った形に育てていけたら」と語っており、導入後も継続的に改善を行える関係性が重要です。

Q2：将来的にAI活用などはできますか？

A：拡張性のあるシステムであれば可能です。
　　社内で新しい課題が出た際や、AIによる自動化が必要になった場面でも、柔軟に対応できるベンダーを選ぶべきです。

まとめ

稟議・決裁システムの導入成功の鍵は、機能スペック表の〇×だけでは測れません。

・自社の複雑さ（合併、グループ連携など）を理解してくれるか
・導入時の調整に最後まで付き合ってくれるか
・現場が直感的に使えるUIか

この3点を満たすパートナーとして、柔軟なベンダーを選ぶことが現場の負担を最小限にする近道となるでしょう。

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