多くの企業がワークフローシステムを選ぶ際、機能の〇×表だけで判断しがちです。
しかし、これが失敗の元凶です。
一般的には、ワークフローは単純だと考える人もいますが、実際の企業の実情はそんなに単純ではありません。
今回取材した企業の事例では、「複数のグループ会社が存在し、度重なる合併によって稟議フローがかなり煩雑になっていた」という背景がありました。
A社とB社が合併した場合、部長決裁の金額基準が違ったり、特定の案件だけは親会社の承認が必要だったりと、例外ルールが山のように存在します。
これを整理せずに、単に電子化するだけでは、かえって業務効率を下げてしまいます。
この企業も、システムの入れ替えにあたり5〜8社ものベンダーを比較しました。
しかし、多くのシステムは「自社の型に業務を合わせてください」というスタンスであり、複雑に入り組んだ承認ルートを完全に再現し、統一することは困難でした。
ワークフロー効率化を目指すなら、まず自社の現状（複雑さ）を直視し、定型業務の自動化が得意なシステムか、複雑なルールの吸収が得意なシステムかを見極める必要があります。
では、数あるシステムの中から最終的に何を基準に選ぶべきなのでしょうか？
成功事例から導き出された答えは、「価格に対する柔軟性」と「対話力」でした。
以下は、ワークフロー選定時によくある比較軸を整理したものです。
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【比較項目：得意な領域】
一般的なパッケージ型：単純な休暇申請や経費精算
柔軟なカスタマイズ型：複雑な稟議、例外規定が多い承認フロー
【比較項目：導入コスト】
一般的なパッケージ型：低価格・従量課金が多い
柔軟なカスタマイズ型：初期調整コストがかかる場合がある
【比較項目：ワークフロー効率化への影響】
一般的なパッケージ型：業務フローをシステムに合わせる必要がある
柔軟なカスタマイズ型：システムが業務フローに合わせてくれる
【比較項目：選定の決め手】
一般的なパッケージ型：とにかく安く早く入れたい場合
柔軟なカスタマイズ型：「自社の事情に寄り添ってくれるか」を重視する場合
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取材した担当者は、最終的に「ワークフローさくらさん」を選定しました。
その理由は以下の通りです。
「『ワークフローさくらさん』を提供しているティファナ・ドットコムさんは、価格に対して柔軟にカスタマイズに応じてくれそうな印象があり、『ここなら当社の事情に寄り添ってくれる』と感じて選定しました」（インタビューより）
カタログ上の機能数ではなく、相談段階で当社の複雑な事情を理解し、解決策を一緒に考えてくれるかを確認することこそが、真のワークフロー効率化への近道です。
システムを契約して終わりではありません。
むしろ、導入時こそが最大の山場です。
インタビューの中で担当者は、導入時の実情をこう語っています。
「導入時は当社独自のフローに合わせて多くの調整が必要で、こちらもベンダーさんも本当に苦労しました」（インタビューより）
この苦労を隠さずに共有することが重要です。
ワークフローシステムを導入したからといって、魔法のように翌日から楽になるわけではありません。
しかし、導入時に細かく仕様を詰め、自社の業務に完全にフィットさせたからこそ、「スムーズに運用できている」という結果が得られています。
苦労して作り上げたシステムの成果は、現場ユーザーの反応に現れます。
・ユーザーの立ち上がりが早い
・簡単な共有だけで、直感的に使いこなしている
・迷わず操作できるUI（ユーザーインターフェース）
どんなに高機能でも、現場が使いこなせなければ意味がありません。
今回の事例では、現場の使いやすさを徹底したことで、問い合わせ対応などの管理コストが激減しました。
これこそが、本質的なワークフローの効率化と言えるでしょう。
A：可能です。ただし、定型的なパッケージ製品では対応しきれない場合があります。
本事例のように合併等でフローが複雑な場合こそ、自社の事情に合わせて柔軟に仕様調整できるベンダーを選ぶことが成功の鍵です。
A：UI（操作画面）が優れたシステムを選べば、時間はかかりません。
実例では、特別な研修を行わずとも、簡単な共有だけで担当者が直感的に使いこなせています。
現場が迷わない画面設計にこだわることが重要です。
ワークフロー効率化を成功させるためには、単に電子ハンコを導入するのではなく、自社の複雑な承認プロセスや組織文化を理解し、それをシステムに落とし込んでくれるパートナー（ベンダー）選びが重要です。
「自社の承認フローは複雑すぎて説明が難しい」、「他社システムでは合わなかった」とお悩みの方は、まずはその複雑な事情をそのまま相談できるベンダーに問い合わせてみてはいかがでしょうか？
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AIさくらさん（澁谷さくら）
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