「自動音声ガイダンス」や「電話自動応対（IVR）システム」を導入すれば、電話業務が効率的になります。しかし、導入手順がわからず挫折した経験のある方も多いことでしょう。
この記事では、システムの知識がなくても、IVRとボイスボットを活用して電話自動応対システムを導入するための具体的なステップを分かりやすくまとめました。システムについての理解がない方でも、この内容を読むことで導入までの道のりがクリアになります。
IVRとボイスボットを導入して業務をより効果的に、かつストレスなく行いましょう！
まず、導入方法を学ぶ前に、あなたの現状に「自動音声ガイダンスや電話自動応対システムの導入は必要なのか」を考えていきましょう。
主に、電話自動応対システムを導入するときは、以下の悩みを解消するときが考えられます。
自動でお客様の回答を集計し、取りまとめを行うので、人間が手入力を行って情報をまとめるよりもミスが少なくて済みます。また、必要項目を聞き漏らしてしまったために、再度電話をかけなくてはならなくなった、というようなミスも回避することができます。
オペレーターの勤務をシフト制にすれば、人間だけでも24時間体制のサポートにすることは可能ですが、通常の倍以上の人件費がかかってしまい、現実的ではありません。その点、自動音声ガイダンスや電話自動応対システムを導入すれば、たとえ深夜であっても人に代わって自動でサポート対応をしてくれます。
たくさんの電話がかかってくるために、お客様の待ち時間が増えてしまい、顧客満足度に影響が出てしまっている、という問題も、電話自動応対システムの導入で解決することができます。電話自動応対システムは、1度に100件以上の電話に同時に対応することが可能なので、もし一斉に大量の着信があったとしても、すぐに対応することができるのです。
お客様の待ち時間も短くなり、顧客満足度もアップします。
一日中電話対応しか出来ず、本来やるべき仕事が一切できなかった、という悲しい経験を持つ方も、電話自動応対システムさえ導入できれば、全ての電話対応はあなたに代わってシステムが行ってくれるようになります。自分の仕事に集中して取り組める環境が出来上がります。
これらの悩みや課題に対処するためにIVRとボイスボットを導入することは、効率の向上や業務の効果的な遂行に寄与します。これらの要素を踏まえ、電話自動応対システムの導入を検討することで、業務の効率性を向上させ、顧客とのコミュニケーションをより円滑にすることが期待できます。
これまでの内容を読んで、音声ガイダンスや電話自動応対システムの導入に興味を持ち、改めて導入を検討する方に向けて、導入に必要な5つのステップをご案内します。
たったの5ステップで、あなたのお仕事が楽になるかもしれません。
まずは、電話システムの要件を確認しましょう。
普段行っている電話応対の手順にはどのようなものがあるのか、書き出して整理してみてください。
次に、洗い出した要件を実現することが出来そうなシステムはどれか、というところを探しましょう。「電話ガイダンス」や「電話自動応答」などのキーワードで探すと、様々な業者が見つかります。
気になったところに片っ端から連絡を取ってみても良いですし、システムについてだけではなく、システムを提供している会社に信頼度はあるか、や、予算に見合うシステムか、など、様々な視点から見てみるのもいいかもしれません。
導入するシステムが決まったら、次はそのシステムを会社に導入するための準備をしましょう。シナリオと呼ばれる、どのような流れで電話応対を行うのか、というルート決めや、実際にシステムが話す音声の作成などがこれにあたります。ここが一番、手間と時間がかかる部分になります。
導入のための準備が完了したら、実際に思った通りの動きになるかをテストしましょう。思った通りのシナリオで動くか、少しイレギュラーな対応をしたときの動作はどうなるか、など、色々な方法でテストしてみることが大切です。もし、本格導入後にエラーが起こってしまえば、お客様との貴重なコンタクトの機会を失ってしまうことになるので、慎重に行いましょう。
システムにエラーがないことが確認できたら、いよいよ導入です！
導入したシステムは、今の10倍、あなたの仕事を楽にしてくれることでしょう。
ちなみに、AIさくらさんの「電話自動応対システム」を導入すると、システム決定から導入までの全てのステップでサポートしますので、お客様自身が動く手間が全て無くなります。つまり、導入までは、ステップ1→2→5の実質3ステップで済んでしまいます。
また、気になる料金についてもまとめた記事があるので、そちらも合わせてご確認くださいね。
まとめてみると、導入までのステップややることが意外と多くないことに気づいていただけたのではないかと思います。
もし、まだあなたの中に「電話自動応対システム」を導入したい！という気持ちが残っているなら全力でサポートします。一緒に快適なお仕事ライフを送りましょう！
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