私たちの施設では、施設内に固定の机や会議室がないため、来訪者の受付に時間と労力がかかっていました。

来客時の取り次ぎは総務担当が対応していたのですが、

施設内のどこにいるかわからない担当者を探したり、打ち合わせをする場所まで来訪者を案内したりなど、時間のかかる非効率的な方法で受付対応をしていました。

また、受付表を作成したり、来訪予定の日程調整をしたりと、

さまざまな対応に追われて本来の仕事に集中できないことも多かったです。

【解決方法】

開発研究施設や工場の来訪客は、打ち合わせや業者など多種多様です。

一日に100件以上の来訪客を対応することもありますが、

受付さくらさんを置くことで、来訪客に対して全て無人で受付をすることが可能になりました。

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受付さくらさんが施設・工場内にいる職員のスマートフォンに電話をかけるので、

直接来訪者と担当者がやり取りすることができます。

このやり取りには人が介在する必要がないので、総務担当は受付に常時いる必要はなくなり、本来の仕事に集中できるようになりました。

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また、施設に来る人はほとんどアポをとってから来訪されるので、

事前に日時と打ち合わせ場所の予定を決めることができる、日程調整の機能をカスタマイズで入れました。これにより、打ち合わせ場所の予約が簡単にできるようになりました。

配送業者などアポなしの場合でも、受付さくらさんで総務担当を呼び出せばすぐに駆け付けることができるので、待たせることなく受付ができます。

さらに、来訪予定をさくらさんが全て把握しているので、受付表の作成も不要になります。

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受付業務にかかっていた時間を一日3時間以上減らすことができて、

受付にかかる人件費も削減することができたので、導入して良かったと思います。