主に中小企業に向けて人材育成に関する研修等の支援事業を展開しています。

その中でセミナーを通年で多数開催しており、会場の確保や参加者との予定調整などで多くの時間を費やしていました。

通常セミナーを開催する場合、多岐にわたる調整を行わなければなりません。まず、セミナーを開催するための会場の予約調整、次に講師側のスケジュール調整、最後に参加者への周知や案内などが主な調整業務となります。

しかし、たくさんのメールやチャットの対応、セミナーの情報管理、さらに管理はExcelやスプレッドシートなどといったツールで行っていたため、情報を転記する作業など全て手作業で行うなど、管理が煩雑になってしまう要因が多くあることが課題となっていました。

日程調整さくらさんを導入したことによって、セミナーに関わるスケジュール調整が容易になりました。

まず、会場の予約調整に役立ちました。ツール上で利用可能な会場のスケジュールを確認し、希望する日程に合わせて予約を行うことができます。これにより、会場の予約確保が容易になり、迅速なイベントの準備が可能となります。

セミナーの参加者はツール上で自身の予定を入力し、予定との兼ね合いを確認しながら最適な日程を選択できます。また、管理者側もツール上で各参加者の都合を一括で確認できるため、調整のためのメールや電話のやり取りを大幅に削減することができます。

さらに、日程調整ツールは参加者への周知・案内にも効果的です。ツール上でセミナーの詳細情報を共有し、参加者に対して自動的に通知や案内を行うことができます。参加者はツール上でセミナーの情報を確認し、必要な資料や案内を取得することができます。

また、講師のスケジュール調整にも活用出来ました。外部から講師を招く場合も、参加者と同様にツール上で自身の予定を管理し、調整を行うことができます。管理者側もツール上で講師のスケジュールを確認しながら最適な日程を選択し、講師との調整を円滑に行うことができます。

このように、セミナーの開催に関わる日程調整の手間や時間を大幅に削減することを実現出来ました。