建設業界においては、社内での情報共有が重要な役割を担っています。その中でも社内問い合わせは、社員同士のコミュニケーションを円滑に行う上で欠かせない業務の一つです。
しかし、従来の問い合わせ対応では、次のような課題がありました。
・時間のかかる問い合わせ対応：問い合わせ内容によっては、回答までに時間がかかることがあり、業務遅延を招くことがありました。
・情報漏えいの危険性：社内で情報共有する上で、情報漏えいの危険性があったため、情報管理が課題となっていました。
これらの問題を解決するために、建設業界ではAIを活用した社内問い合わせシステムの導入が進んでいます。社内問い合わせシステムとは、社内の問い合わせをAIが自動で解決するシステムのことで、導入することで問い合わせ対応の時間短縮や情報漏えいの防止、業務効率化が図れるようになります。
また、社内問い合わせシステムは、チャットボットやメール自動返信システムなど、様々な形態で提供されています。AIを活用することで、社員の負荷を軽減し、生産性の向上につながります。
・業務内容と問題点
建設会社Aは、建設プロジェクトのマネジメント業務を行っている企業である。そのため、社内での情報共有が重要な課題となっていた。従来は、メールや電話、直接対面でのコミュニケーションが主流であり、情報が散逸してしまうことが多かった。また、問い合わせ対応のために社員が常に受付に立っている必要があり、業務効率が悪くなることも問題視されていた。
・AI導入による改善点
社内問い合わせチャットボットを導入することで問い合わせ対応の効率化を図ることにした。社員が受ける問い合わせをAIチャットボットが代行し、社員はより重要な業務に専念することができるようになった。また、社員が頻繁に問い合わせを受ける内容については、AIが学習することで、よりスムーズな対応ができるようになった。さらに、社員が離れていても、スマートフォンやパソコンから問い合わせが可能になったため、情報共有の問題も解決された。
・業務内容と問題点
建設会社Bは、地方自治体の公共工事を受注する企業である。彼らの業務には、設計や工程管理など多くのステップが含まれるため、社内の各部署との連絡が重要な課題であった。
従来は、問い合わせはメールや電話によって行われていたが、受付時間外に問い合わせがあった場合には、対応が遅れることが多く、仕事の進捗に支障をきたすことがあった。また、問い合わせに対して返信を行う際には、複数の部署で共有する必要があるため、情報漏洩のリスクも懸念されていた。
・社内問い合わせAI導入による改善点
社内問い合わせチャットボットを導入することで、問い合わせ対応の遅延や情報漏えいのリスクを改善することができた。AIによる問い合わせ対応は24時間可能であり、従来の受付時間外における問い合わせへの対応が改善された。また、AIが自動で問い合わせに対して返信することにより、情報漏えいのリスクを大幅に低減することができた。更に、問い合わせ内容によっては、AIが解決できない場合には担当者に自動的に転送されるように設定されており、担当者が迅速に対応することが可能になった。
以上、導入事例を2つ紹介しました。社内問い合わせAIの導入により、建設業界の生産性向上に大きく貢献することができると言えるでしょう。
・従来の問い合わせ対応における時間的負荷の軽減
・社内情報の確実な管理と情報漏えいの防止
・人的リソースの有効活用と生産性の向上
以上のように、社内問い合わせAIの導入には、従来の問い合わせ対応に比べて時間的負荷が軽減され、社内情報の確実な管理と情報漏えいの防止ができ、さらに人的リソースの有効活用と生産性の向上が期待できます。建設業界でも、このような導入事例が増えつつあります。今後もAI技術の進歩に伴い、より高度な社内問い合わせAIが開発され、建設業界の生産性向上に寄与することが期待されます。
建設業界では、従来の手動での問い合わせ対応による業務の遅延や情報漏えいが課題となっていましたが、AIを活用した社内問い合わせシステムやチャットボットの導入により、劇的に改善されました。
AIチャットボットの導入により、時間的負荷の軽減や社内情報の確実な管理と情報漏えいの防止、人的リソースの有効活用と生産性の向上が実現されました。
今後、建設業界においても、AIを活用した業務改善が進むことが期待されます。
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