新しい職場での一日は、思いがけず時間管理のジレンマから始まりました。アパレル商社を離れ、不動産業界に足を踏み入れた私は、営業サポートとして日々のスケジュール調整に追われていました。日程調整が単なる細かな仕事に思えるかもしれませんが、それが予想以上に複雑で、時間を奪う作業であることにすぐに気づかされました。
特に、メールでのやり取りが多く、返信が遅れがちなため、プロジェクトの進行はしばしば停滞しました。商談のための「仮押さえ」を繰り返し、Googleカレンダーに予定を入れる毎日。画面に映る予定は増える一方で、それがいつ実際に固まるのかは誰にも予測できませんでした。
この仕事に就いて間もなく、私は自問自答を繰り返すようになりました。「この仕事のやり方で本当にうまくいくのだろうか？」「もっと効率的な方法はないものか？」不安と焦りが日々の伴侶となりつつありました。そして、それはやがて確信へと変わります。「このままでは、いつか大きな問題が起こるかもしれない。」
そんなある日、私の予感は的中しました。
時に予感は現実となり、最悪の形で顕在化します。私が経験したのは、スケジュール管理の軽視が招いた商談の機会損失でした。ある日、重要なクライアントとの会議を設定しようとした際、カレンダーを開いた瞬間の絶望感は今も忘れられません。予定表は「仮押さえ」で埋め尽くされ、本当に必要な会議のためのスペースは残っていませんでした。
この「仮押さえ」の管理不足は、会社にとっても私にとっても重大な打撃となりました。競合他社との契約を逃し、その影響はただちに業績に反映されました。スケジュールが満たされていたことで、重要な会議が後回しになり、結果的にクライアントは他の選択肢を選びました。
「もしスケジュールを効率良く管理できていれば」という後悔と共に、私は改善への一歩を踏み出す決意を固めました。この経験から、スケジュール管理の重要性と、それを支えるツールの有効性を改めて認識しました。特に、予期せぬスケジュール変更にも柔軟に対応できるよう、より効果的な方法を模索することが求められています。
こうした失敗から得た教訓は、ただの痛みではなく、成長への礎となります。それは、スケジュール管理がいかに日々の業務において不可欠であるかを示す具体的な証となり得るのです。
そこで私は、スケジュール管理を効率化できるサービスを探すことにしました。
うーん。効率的な日程調整方法はないものなのか。
ネットでいろいろと調べていると、「AIが日程調整を完全自動化！」の文字を発見。
なんだこれは？気になった私はそのサービスのホームページを見てみることに。
「おー。AIで日程調整を自動化するだけじゃなくて、面接とか接客、ヘルプデスクとか色々なことの仕事を楽にしてくれるのか」
なんとなくAI秘書が仕事をサポートしてくれるイメージを持った私は、試しにAI日程調整のデモを見てみることに。正直あまり期待はしていませんでした。
予想は裏切られる形に。これがまたすごい。今までの仮押さえなどは全てなくなるし、グーグルカレンダーの登録や予定管理も全部自動でやってくれる。
何より効率よく予定を組めるようになりました。
都度、情報を共有していた部長もどうやら驚いている様子。
「...。一度入れてみます？部長？」
「そうだな。ものは試しだ。」
時は流れ現在、私は当時の倍の商談数をこなしている。
ただ、以前のように「日程調整って大変だ。」という気持ちは全くありません。
商談がどんどん決まるようになってストレスフリーになりました。
相手が複数人、何人いようが私には何の問題もありません。
なぜなら私には日程を全部管理してくれる優秀なAIの秘書が付いているから。
「さくらさん、この案件のスケジュール調整頼む！外出になると思うから移動時間も考慮しといてね！」
『かしこまりました！電車で向かうことになると思いますので、調整しておきます。
あと、この前頼まれたA商社との打合せですが、来週13日の15時に決まりました。会議室の予約とWeb会議ツールの調整も準備万端です！』
最近のAIはかなり気を遣えるようです。
AIに日程調整を任せてから、仕事がスムーズに進むようになって大助かりです。
澁谷さくら（AIさくらさん）
登録・チューニング作業をお客様が一切することなく利用できる超高性能AI。
運用やメンテナンス作業は完全自動化。問い合わせ回数や時間を問わない無制限サポート、クライアントの業務に合わせた独自カスタマイズで、DX推進を目指す多くの企業が採用。
