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テレワーク(在宅勤務)におけるAIの効果的な活用方法とは

テレワーク(在宅勤務)におけるAIの効果的な活用方法とは

テレワーク(在宅勤務)におけるAIの効果的な活用方法とは

【最終更新日】

2022-03-04

【公開日】

2020-06-01

新型コロナウイルスの影響で在宅にてお仕事をされている方も多いと思います。
現在も、国からの緊急事態宣言再発出に伴って外出自粛対策が続いており、これもいつまで続くのかわからない状況になってきています。
それでも、日々の業務は効率を落とさずに通常通り遂行していかないと、企業の存続に関わる問題となります。
その中で「テレワーク期間だからこそAIが業務改善の役に立つ」ということを皆様に強くお伝えしたいと思い、今回はテレワークでも使えるAIの活用方法をご紹介していきます。

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目次
テレワーク(在宅勤務)におけるAIの効果的な活用方法とは

テレワークを実施した中での課題

現在、弊社でもWebサイトでお知らせしている通り在宅勤務を実施していますが、実際に社内でもコミュニケーションに対する課題が多数あがりました。
せっかくの機会なので、弊社メンバーにヒアリングを行ったときの実際の声を載せていきます。

テレワーク実施による課題は何があったか?

  • チャット・メールの連絡やり取り数が多く、重要な通知が埋もれて見逃してしまう
  • 社員同士での関わりが減ることで、コミュニケーションロスが発生している
  • 意思疎通がうまくいかず、連絡で時間を費やしてしまう
  • 長期の在宅になると、ストレスで鬱などの悪影響が出ないか心配
  • 書類やツール、システムの確認・相談がすぐにできない

これらすべて、弊社で実際に挙がった声です。かなり正直に記載してしまいました・・・。
ご覧の通り、弊社でも在宅勤務をスタートしてから、皆様と同様に業務上の支障が多々出てきています。これを解消すべく、今こそAIを使って解決していこうという企画のもと、弊社内でも主力サービスであるAIさくらさんを活用して、様々な業務効率化を実践しています。

テレワークでAIを有効活用する方法

弊社はAIさくらさんというサービスを取り扱っていますが、様々なお客様に導入いただいている弊社ならではのAI活用方法が沢山あります。今回一部ですが、活用事例を紹介していきたいと思います。

  1. ヘルプデスク窓口のAI化
  2. 通知のリマインド

1.ヘルプデスク窓口のAI化
メリット:業務停滞をなくし、集中力アップのための環境づくりが可能問い合わせを受ける側の立場で考えた場合ですが、例えば1日の問い合わせに15分時間をかけているとすると、1か月で300分、年間で換算すると3600分、約60時間もの時間を費やしていることになります。(1か月の労働日数は20日としています。)
また、問い合わせをする側の立場でも考えてみると、大体は問い合わせするときにはわからないことがあり、業務が停滞してしまうタイミングではないでしょうか。
しかも問い合わせをしたタイミングで、回答できる方が離籍・お休みの場合、すぐ確認すれば解決できるものが先延ばしになり、時間を要してしまうことなどもありますよね。こうした課題は社員全員が管理する側の業務を経験しない限り、どの企業でも尽きることは永久にないと考えています。ただ、どの企業でもこの課題を軽減していくことは可能です。それは、問い合わせを受ける側、回答する側の知識・ナレッジをAI化することです。
問い合わせをする側・受ける側の業務停滞をなくしていくことによって、双方の業務遂行をスムーズにできます。
問い合わせをする側は、自身での問題解決能力の向上が可能であり、業務上の手続き・処理でクリティカルになっていた面も即時クリアにできます。

2.通知のリマインド
メリット:連絡・期限付きの書類などの見落としを防ぐテレワーク期間に限らず言えることですが、仕事に関しての連絡やり取りの頻度が多い方だと、通知が来ていても確認がすぐにできなかったり、やり取りが多い中で重要なことが埋もれてしまったりする場合もありますよね。
しかもテレワークの場合だと直接声をかけることも難しく、期限のある書類の提出漏れや、上長の確認漏れによる精度の低下が起こってしまうなど、企業として生産性を落としかねない弊害が生じる可能性も出てきます。こうした通知もAIから適宜リマインドを行うことで、見落としを防ぐことができます。
例を一つ挙げると、最近ではチャットを使用して社内で連絡をやり取りする企業も増えてきていると思いますが、チャットとAIを連携すれば、自分専用に重要な連絡通知・リマインドがくるような設定も可能であり、一人ひとりに合った見落としを防ぐ対策が可能になります。例えるなら、万能な秘書が付いている状態ですね。

なぜいまAIの活用が必要なのか?

この情勢だからこそ企業でも一致団結し、働き方を現在の状況に順応させていく必要があります。
「オンライン化するうえで、セキュリティが心配でツール・サービスの導入に踏み切れない」という言葉をよくいただいていますが、このような技術的課題も最終的にはクリアできている企業がほとんどです。ただ、現在Web会議ソフトに関してセキュリティを脅かすようなニュースが増えているため、自社のセキュリティ担保を考慮して、クラウドサービスに対して懸念を持たれるお気持ちも理解できます。
こうしたネットにおけるセキュリティの懸念点も、現在世界規模で問題となっている新型コロナウイルス同様に、雑多な情報に振り回されず、正しいネットリテラシーを持ち、正しく恐れて対策・対応していくことが、企業の存続をしていくためには今後必要になってきます。出されている情報サイトのソース(出展元)やSNSに出回る情報なども、まず信ぴょう性があるかを確認することが大切です。
弊社もWebやAIを制作・導入いただく中で様々な企業とお付き合いしていますが、各業種・企業の最新の課題なども把握しており、各企業に合わせた業務のサポートができるよう、AIさくらさん・RPAさくらさんという業務効率化と売上アップを目指すサービスを駆使し、働き方をサポートしていきたいと考えています。日々の業務・または現在テレワークでの業務改善方法に悩まれている方は、ぜひティファナ・ドットコムにご相談ください。

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成功するテレワークの鍵はセキュリティ対策とコミュニケーション

働き方改革実現の切り札として提唱されてきたテレワークは、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方であるが故、ワークライフバランスの実現、人口減少時代における労働力人口の確保、地域の活性化などへも寄与するとされてきました。
メディアで取り上げられる機会が多くなってきたこのテレワークについてスポットをあててみたいと思います。

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テレワークとリモートワークとの違い

新型コロナウイルスへの対策の一環として、そして東京オリンピック・パラリンピックで多くの人が移動することへの対策の一環としてテレワークが注目されています。
政府からの勧告によってコロナ対策として学校が休校になったことも関係しているとは思いますが、何となく3月中旬頃から以前ほど電車が混まなくなった気がしませんか?
これも多くの企業がテレワークを運用していることが影響しているのかもしれませんね。「テレワーク」と「リモートワーク」、それぞれよく耳にするキーワードですが、どのような違いがあるのでしょうか。
結論から申しますと、大きな違いはありません、、、(なんと!)「リモート」とは英語由来の言葉で「隔たった。遠い。」という意味になりますので、インターネットや電話、FAXなどを使って遠距離にいながら仕事をすることを総括して「リモートワーク」というのですね。そして、「テレ」とはギリシャ語由来の言葉で「遠く」を意味しますので「リモート」と同じになります。
ただし、総務省によれば、「テレワークとは、ICT(情報通信技術)を利用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」とされているのと同時に、次の3つの形態を標榜しています。

・サテライトオフィス勤務
・在宅勤務・
モバイル勤務(移動中やカフェなどで仕事をすること)

既に皆さんの多くが、モバイル勤務を日常的にされていることでしょう。電車の中やカフェでパソコンを操作している風景は、もはや当たり前になってきていますね。

モバイル勤務のセキュリティリスク

総務省が行った平成27年度通信利用動向調査によると、大企業になればなるほどテレワークの導入率が高くなっています。
また、導入しているテレワークの形態については、モバイル勤務の割合が60.3%と最も高くなっていて、在宅勤務が22.9%、サテライトオフィス勤務が15.8%となっています。多くの人の利用形態であるモバイル勤務ですが、安全な利用にはいくつかのセキュリティ課題がありそうです。

1.公共の無線LAN(WiFi)の利用は避ける
モバイル勤務では、自社内でのネットワーク接続と比べセキュリティの低い環境でパソコンやタブレット、スマホ端末を使い業務を行うことになります。
インターネットへの接続はWiFi環境を使うことがあると思いますが、WiFiの利用時にはVPN(バーチャル プライベート ネットワーク)を使用するなど、セキュリティへの配慮が必要です。最近ではユーザーの利便性を高めるために、空港やカフェ、ホテルなどいろいろな場所で無料のWiFi(公衆WiFi)が提供されるようになりましたが、このようなWiFiの中には通信が暗号化されていないものもあります。
暗号化されていないと悪意の第三者があなたの通信を傍受したり、そこで得た情報を悪用したりできてしまいますので、公衆WiFiは使わないほうが賢明でしょう。

2.紛失や盗難に気を付ける
初歩的なリスク対策ではありますが、紛失や盗難も遭わないよう気を付けましょう。よくあるのは、電車の網棚にパソコンを置いたのを忘れて降車してしまうパターンです。
皆さん「そんな忘れ物はしないよ」と言われますが、いつもは持たない荷物を持って急いで降車したりすると、とかく忘れたりするものです。
カフェでパソコンを置いたままにして離席している間に盗難に遭った例も報告されています。

3.ショルダーハッキングに気を付ける
ショルダーハッキングとは、肩越しに相手の画面をのぞき見して情報を盗み取る手口です。移動中にスマホを使う際は背後に人がいないか、のぞき見されるような距離感ではないかなどに気を付けてください。パソコンやスマホの画面にのぞき見防止フィルターを貼るのも有効です。
友人が地下鉄に立って乗っていたとき、目の前に座っていた人がノートパソコンを取り出して作業をはじめたらしいのですが、パソコンの画面がその人の背面の窓ガラスに映り込んでいて、作業内容が分かるくらいだったと言っていたことがありました。安全性を高めるためには、不特定多数の人がいる場所では業務を行わない、というくらいの徹底が必要になってくるのだと思います。

在宅勤務の敵はコミュニケーションと孤独感?

新型コロナウイルスへの対策として不特定多数の人との接触を避けることが挙げられていることもあり、今後、在宅勤務の割合は増えていくことでしょう。
電車通勤のストレスからも解消され、時間を有意義に使うことができる在宅勤務ですが、その成功にはどうやら「細やかなコミュニケーション」と「孤独感への対応」というキーワードがありそうです。

1.細やかなコミュニケーション
Face to Faceで課題を協議、解決してきたプロジェクトを今まで通り支障なく進めていくためには、コミュニケーション面での配慮が必要になってきます。プロジェクトメンバーが物理的にも離れていて、相手の表情も見えづらいことから、相手がどのようなことを考えているのかが今までと比べ把握しにくくなっていくからです。
この問題は複数人で構成するプロジェクトを進行していく上でのアキレス腱になります。また、テレワーク時のコミュニケーション手段として、ビジネスチャットを使う頻度が多くなると思われますが、テレビ会議とは異なり、相手の表情が見えないメッセージのみのやり取りでは、ちょっとした言動が相手に不信感を抱かせ不必要な軋轢を生む可能性があります。(メールでのやりとりも同様ですね。)
コミュニケーションを円滑にしていくために、次のような振る舞いをお勧めします。

・メッセージは誰宛のものなのかを明確にする。
・メッセージを読んだら必ず反応する(「読みました」「了解しました」などの呼応をする)
・許されるのであれば絵文字も使ってみる(テキストメッセージより心情が伝わりやすい)
・チャット上でも挨拶を欠かさない。(「おはようございます」「お疲れ様です」など)
・しばらく離席するときは、「2時間ほど外します」など、メンバーへ一報する。

自分の動きを可視化して、相手をリスペクトする気持ちをメンバー全員でシェアできれば、宅勤勤務のメリットを最大化することができるでしょう。

2.孤独感への対応
孤独感への対応はおろそかにしてはいけない課題です。テレワークは自分のペースで集中して仕事ができると思っているのは最初のうちで、皆さん次第に孤独感を感じてきます。
特に独り住まいの人は顕著にあらわれます。「休日は自分の時間を大切にしたい」と思うのは、平日に会社のメンバーと毎日顔を合わせているからで、1週間毎日一人で仕事をし続けるとなると話は変わってきます。そこでお試しいただきたいのは、在宅勤務者用のチャットルームやSNSグループです。
「今日はお昼に○○を食べました」や「明日は早起きをします」など、日常会話をやりとりできる場を作ってみてはいかがでしょうか。皆とつながっている感が感じられ、孤独感が緩和されていきます。
最後に、スマートスピーカーを持っていらっしゃる方向けに在宅勤務ならではのTipsをひとつご紹介しましょう。ちょっとした調べごとや計算などはスマートスピーカーに質問したほうが早かったりします。
「90マイルは何キロ?」と質問すれば、「90マイルは約145キロメートルです。」と答えてくれるでしょう。スマートスピーカーが皆さんのアシスタントになってくれるかもしれませんね。これから本格化するテレワークですが、メリットとデメリットを理解したうえで効率的に取り組んでいただければと思います。

 

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今後も続くテレワークとどう向き合っていくのか

「テレワーク」「リモートワーク」「在宅勤務」、ここ数ヶ月の内に一気に聞き馴染みのある言葉になったと思います。
実際にテレワークを経験し、今も続いているという人もいるでしょう。では、実際にテレワークをするにあたって必要なこととは何なのでしょうか?テレワークの問題・課題を取り上げつつ、テレワークを機として必要となる事柄について説明いたします。

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テレワークとは

テレワークは、社団法人 日本テレワーク協会によって下記のように定義されています。
テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。
※「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語

テレワークは働く場所によって、自宅利用型テレワーク(在宅勤務)、モバイルワーク、施設利用型テレワーク(サテライトオフィス勤務など)の3つ分けられます。-社団法人 日本テレワーク協会/テレワークとは在宅勤務やリモートワークなど様々な呼ばれ方をしていますが、一括りとして「テレワーク」となります。実際に2020年4月から5月にかけての緊急事態宣言により、テレワークを実施・検討したという企業は多いのではないでしょうか。

東京都心部はオリンピックに向けてテレワークを実施する企業が増加していた状況もあり、緊急事態宣言による自粛は、全国的なテレワークの普及の後押しになったともいえます。

テレワークの問題・課題

急ぎテレワークの実施が開始された企業が増えたのに伴い、テレワークへの問題や課題も浮き彫りとなりました。大きく3点の問題が挙げられます。

環境の問題
出社をすれば、会社から支給されたパソコンなどを使用して業務を行うことが出来ます。ですが自宅で行うとなると、「パソコンが無い」「ネット環境が整っていない」などの十分に業務を行うことが出来る環境が無い、という問題が挙がりました。
長時間の作業に適さないローテーブルを使用しての業務や小さいノートパソコンでの業務も、身体に大きく負担がかかり、いつもより業務に時間がかかります。
また、家族と一緒に住んでいる、小さい子供がいる場合には、業務をする部屋自体の選定も必要となります。いざテレワークに入ろうとしても、自宅にその場所が整っていない場合には実施することが難しいでしょう。

セキュリティの問題
環境の問題と似ていますが、セキュリティ面にも課題があります。オフィス内で業務を行っている場合には、基本社外へ業務内容を持ち出すことはありません。ただ、テレワークとなると社外へ持ち出して業務を行うことが常となります。社内のPCへリモートで繋ぐ場合や、社外のパソコンへとデータを移す場合、情報漏洩のリスクが高まります。
実際に、アップデートが十分で無かった為に、VPN接続に必要な情報が外部へ流出してしまった事例もありました。セキュリティ面をカバーすることがテレワークでは重要な課題となります。

コミュニケーションの問題
オフィス内で働いている場合、周りに人がいることが多いでしょう。不明点を直接質問したり、不安に思っていることを相談したり、また世間話のような他愛ない会話をしたりなど、コミュニケーションは多岐に渡ります。
その反面、テレワークでは周りに人がいないことが常になります。特に一人暮らしの場合には、人と直接コミュニケーションを取るという機会が大幅に減ってしまいます。実際にテレワークの問題として約70%の人が「コミュニケーション不足」と回答しています。コミュニケーションが減ることは、業務が円滑に進まない原因にもなり、また長くコミュニケーションを取らないことによって精神的にも負担がかかります。
どうしても画面を挟んで会話をする機会が多くなってしまう為、どのようにコミュニケーションをとっていくかが課題となります。

テレワーク×AI=?

テレワークが抱える問題や課題について説明しました。多くの企業でテレワークが実施されるようになった現在では、様々なテレワークに関するサービスやツールが生まれています。テレワークに関するサービスで問題を解決することは可能ですが、アフターコロナに向けてはテレワークの見方自体を考える必要があります。
現状では「感染対策」「働き方改革」の面が大きいテレワークですが、「オンライン化」を進める為の手段と取る方が良いでしょう。実際にテレワークを実施するにあたって、今まで紙で行っていた申請や押印などをオンライン上で出来るようにした企業が多いと思います。そうした今までは当たり前としか思っていなかった方法や前提を、打開することが出来る機会ということです。
テレワークでも滞りなく進むように業務をオンライン化することによって、今まではなかった業務効率化や働き方の改善に乗り出すことが出来るのではないでしょうか。
実際にオンライン化を進めるにあたって導入が進んでいるのが、AI(人工知能)です。業務内容についてAIに教えておくことで、何回も同じ人に聞きなおすようなコミュニケーションロスを減らすことが可能です。

「オンライン化」は、重要なキーワード

テレワークの問題と、アフターコロナに向けて必要となる事柄について説明しました。今後のアフターコロナの時代においてとなります。AI(人工知能)をはじめとした最新技術を用いることで、新たな働き方への一歩となるのではないでしょうか。関連記事としてテレワークに関係した記事を記載しますので、ぜひこちらも読んで頂き、テレワークで必要なことについて考え直してみましょう。

 

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紙・印鑑文化からの脱却、 AI×OCRでテレワークでの業務を効率化

紙の文化が古くから根強くある日本企業において、新型コロナウイルスが与えた働き方への影響は大きいと思います。
通勤交通費や営業交通費といったものから、契約書や請求書といった重要書類までまだまだ紙で管理・提出している企業も多いはずです。
しかし今回の新型コロナウイルスの影響でテレワークが当たり前になった今、これらの書類が作成できなかったり提出出来ないといった事はすでに起こっています。 このまま紙で情報を管理していては業務に支障が出てしまいます。
今となってはデジタル化、オンライン化は必須といっても過言ではありません。
しかしセキュリティの関係で外に持ち出せなかったり、デジタルでどうやって承認させるのかいった課題も出てきます。 そこでAIさくらさんではAI×OCRといった技術でアナログをデジタルへ移行し、テレワークでも業務に支障が出ないWithコロナ時代に適したサポートが可能となっています。

書類が持ち出せなくて困っていませんか?
これまでは会社内で提出書類は作成し管理していたと思います。
しかしこれらの書類は基本外部に持ち出すことが禁止されているケースが多く、テレワークが推奨される今これらの書類が持ち出せないことで 業務に支障が出ている人も多いのではないでしょうか。
AIさくらさんではこれらの紙媒体を全てOCRの技術でデジタル化し、オンラインで管理することでテレワークでも社内の資料を閲覧することを可能にします。 また課題となるセキュリティもAIさくらさんなら問題ありません。
IP制限を解除することなくアクセスが可能な認証技術を用いているため、 セキュリティを確保しながら社内情報いアクセスすることが可能です。

提出物の承認が出来なくて困っていませんか?
各紙媒体の資料をデジタル化できたとしても、印鑑で承認する文化もまた紙の文化と同様に根強く定着しています。折角デジタル化できてもそれに印鑑を押し、承認するのは人なのでそこも合わせてオンライン化する必要があります。
AIさくらさんではデジタルサインによってオンライン上で承認まで完了出来るので、上記のような不安を抱える心配がありません。使い方も簡単で資料が出来たら承認依頼をオンライン上で出し、承認する側は承認依頼が来たらボタンを押すだけで簡単に承認できるのです。

書類の管理が煩雑で困っていませんか?これまで紙で資料を管理していた時に課題となっていたのは、管理の仕方と管理スペースの確保です。紙の資料をオンライン化が出来た場合にスペースの問題は即解決できますが、管理の仕方が不十分でどこに何があるのかわからず、 必要な時に使えないといったことが容易に想像できます。
AIさくらさんはこのような時に活躍することが出来ます。 資料の保管場所をAIに覚えさせていつでも呼び出せるようにできます。それだけではなく資料の扱い方や提出のルールまで覚えさせることで、 業務を円滑に進めることができるようになります。

 

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渋谷さくら(AIさくらさん)

ティファナ・ドットコムに所属するAI(人工知能)です。
日頃は、TwitterやInstagramを中心に活動している情報を発信しています。
コラムではAI、DXに関するトレンドや役立つ情報をお届けいたします。

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