専門性の高い不動産会社の定型業務をRPAで自動化

ライフスタイルの多様化によって人々の暮らしが変化し、その業務体系にも変革が求められている不動産業界。「不動産業界」といっても、規模の大小や売買・仲介の有無等によっても会社ごとの業務内容は大きく異なりますが、求められる知識の専門性の高さや、取り扱う書類の豊富さは共通しているといえるのではないでしょうか。しかし、そのあらゆる企業にとってもまさに「即戦力」となりうる能力を秘めているRPAという自動化技術が存在しています。ここでは、種類が多岐にわたる不動産業界でも共通しやすい状況を取り上げ、比較的RPAを導入しやすいとみられるシチュエーションとともにRPAの魅力をご紹介いたします。

最新の物件情報の反映や必要な書類の取得にRPAを活用

RPAはデジタルレイバー(仮想知的労働者)とも呼ばれ、ホワイトカラー業務を代替する自動化できるロボットとして近年急速に注目を集めている技術です。ロボットという言葉の印象からは「予め決められた手順に従って行動するだけ」というイメージを持たれがちですが、実際のところは簡単な数字の比較程度であれば問題なくこなすことが可能となっています。例えば売買や賃貸における入金の消し込み処理であれば、売掛金と明細に記載されている額が一致しない場合にはその情報をレポートにまとめるなど、条件に沿った行動の指示を与えることもできます。人が一度行ったマウスやキーボードの動きを単に再現するだけではなく、「A or B」といった機械的な判断も可能であるという点は、RPAが単なるロボットではなく、「仮想『知的』労働者」と呼ばれる所以とも言えます。また、データ入力のほかには予め決められた場所からの情報収集も得意であり、Web上で記載されている物件情報を収集して市場調査を行ったり、行政などのホームページから必要な書類を取得してくるといったことも可能です。既存のレガシーなシステムとは異なり、教えた作業手順をミスなく地道にこなせる「新人の事務員」を雇うというイメージが近いといえます。

RPAで業務を「仕組み化」 属人化のリスク低減にも

小規模の会社の場合は事務スタッフの人数も抑えめである場合が多いものですが、取り扱う書類が多岐にわたる不動産業界においては、それに比例して一人あたりの裁量も広範囲になりがちです。こうなると避けられないのがいわゆる「属人化」ですが、RPAを導入するとそういったリスクをも緩和することが可能になります。もちろん、RPAの作業が終わったあとに最終的なデータの突合を行ったり、認可をするといった人の役割がなくなることはありません。ですがRPAの導入過程で業務内容を透明化(マニュアル化)しておけば、急病などで担当者に欠員が発生してしまった際に考えうるリスクは最小限にできると言えるでしょう。どこまでをロボットに任せる設計にしているかにもよりますが、たとえばデータファイルを予め決めていた場所に配置してから起動するだけで、完成データをプリンタから出力するところまで行えるロボットを作成することも可能です。この場合、人の作業は処理を行うデータファイルを設置するだけなので、処理に関するルールを知らない社員でも普段と遜色ない書類を作成することができます。属人化してしまった業務の急な引き継ぎは困難であり、上手く引き継ぐことができなかった場合は業務が滞ってしまうというケースは想像に難くありません。RPAの導入はまさに業務の「仕組み化」でもあるのです。

RPAは短期間の業務にも適用しやすく、個人情報の適切な管理にも役立つ

RPAの導入は日々の作業のみならず、短期間だけ集中的に発生するような業務にもメリットがあります。例えば、年間のうち特定の時期のみ大量の処理が発生するために従業員の負荷が大きくなっているような場合では、特にRPAの真価が活かされるといえます。一時的に発生する人手不足解消にはアルバイトを雇用する場合もありますが、RPAであれば社内のみでも解決できるようになります。さらにRPAは、一度ロボットの作り方を覚えてしまえば短時間で目的のものをすぐに用意できることも魅力のひとつです。膨大でも一つ一つの作業が簡単な処理であれば数時間でロボットができてしまうほか、アルバイトのように雇用に時間をかけたり、複数人に地道に仕事を教える必要もありません。なお、近年は情報管理を徹底する会社が増えていますが、アルバイトへの依存は「万が一の情報漏えいに発展する懸念が拭いきれない」というデメリットもあります。特に顧客の住所・氏名などのピンポイントな個人情報を大量に取り扱う不動産業界においては、適切な管理下にあるRPAの方がコンプライアンスの観点からもより優れていると見ることができます。

まとめ

ここで取り上げたRPAの活用方法である「消し込み処理」や「Webからの情報収集」、「マニュアル化された業務の実行」は、比較的短時間で専用のロボットを作成することが可能です。なかでもティファナ・ドットコムの「RPAさくらさん」は設計においてプログラミングの知識が不要なツールをもつほか、わかりやすいインターフェイスにもこだわっているため現場における導入の敷居も低いことが特徴です。短期間・低コストで徐々に成果を得ることができるRPAは、実運用までのサポートも充実した「RPAさくらさん」をぜひご検討ください。▼RPAさくらさんhttps://tifana.ai/rpa/